仕事をしていると、顧客やクライアントなどから自社の人間に依頼や伝言などを頼まれる機会が出てきます。そんなとき、伝言を預かった人が相手に対して自社の人にしっかり取り次ぐという意味で用いられるのが、「申し伝える」という表現です。電話やメール、対面などさまざまな場面で使える機会が多い表現ですが、どのような人に対しても使えるわけではありません。

そこで今回は、「申し伝える」の意味や例文、使う上での注意点をご紹介します。

「申し伝える」の意味

「申し伝える」とは、「言い伝える」の謙譲語です。使う相手への敬意を表すために、「ます」という丁寧語を文末に置いて「申し伝えます」と使うのが一般的です。

「申し伝える」の2つの意味

「申し伝える」という表現には、2つの意味があります。1つは、「人から依頼された伝達事項などを取り次いで第三者に伝える」という意味です。電話を取り次ぐときのほか、直接対面で話すときにも使用できます。

もう1つは、「語り伝える」という意味です。経験や物語などを後世に語り継ぐときに、「語り伝え申し上げる」のように使用されますが、こちらはビジネスで使う機会は少ないでしょう。

そのため、「申し伝える」という表現は取り次いで伝えるという意味で多く使用されています。

間違いやすい「申し伝える」と「お伝えする」

「申し伝える」と似た表現に、「お伝えする」があります。どちらも謙譲語という共通点がありますが、使う相手によって誤った使ってしまうことがありがちです。この2つの表現は、敬意を示す相手が異なります。

「申し伝える」は、伝達事項などを伝えるよう依頼した人への敬意を示す表現です。一方、「お伝えする」は預かった伝達事項を目上の人へ伝える際に使用します。

例として、クライアントから預かった依頼内容を上司Aへ伝える場合は、クライアントへは「依頼内容をAへ申し伝えます」と、クライアントへ敬意を示すために「申し伝える」を使います。そして、その依頼内容を上司Aへ伝える際は、「クライアント様からの依頼内容をお伝えします」と「お伝えします」を使います。

反対に、クライアントに対して「依頼内容をAへお伝えします」と話してしまうことは、社外の人へ自社の上司へ敬意を表すことになるため、NGです。

電話やメールで使える「申し伝える」の使用例

取り次ぎの際に使える「申し伝える」という表現は、ビジネスを進める上で使える場面が多くなります。では、具体的にどのように使うのか、場面別での使用例をご紹介します。

電話やメールでの使用例

・本日伺った内容につきましては、弊社担当に申し伝えます。
・あいにく○○は外出しておりますので、戻り次第△△（電話の相手）様へお電話を差し上げるよう、申し伝えておきます。

いずれも、社内で受けた顧客や取引先などからの電話の取り次ぎで使う例です。受け取った内容を第三者に伝える必要があるため、相手が内容を伝えたい伝言などの取り次ぎ先の社内の上司などの名前も入れておくといいでしょう。

・ご依頼の件承知いたしました。担当の○○に申し伝えておきます。
・○○に至急返答するよう、申し伝えておきます。

こちらは、電話に加えてメールの文章としても使用できる例文です。外部の人からの依頼などに対し、社内の人間に伝えておくことを伝えるときに便利な表現といえます。

対面での使用例

・かしこまりました。○○に申し伝えておきます。

こちらは、相手に「○○によろしくお伝えください」と言われた際の返答です。「申し伝える」は対面で話すときも、このように使用できます。

外部の人と対面で話を終えたときにも、電話やメールでも使う「○○に申し伝えておきます」と最後に伝えておくと、しっかりと話した内容を伝えてもらえるという印象を相手に与えれられるでしょう。

「申し伝える」を別の表現で言い換えるには？

「申し伝える」は電話やメールのほか、対面でも使える表現です。あまり繰り返し使用することは多くはないかもしれませんが、何度も使ってしまいそうな場合は、他の表現で言い換えてみましょう。ただし、言い換え表現は必ずしもまったく同じ意味を持つとは限らないため、使うシーンをよく考えて使う必要があります。

「申し付ける」

「申し付ける」とは「言いつける」の謙譲語で、用事などを自分の側にいる人へ向けて伝えるという意味です。「命令する」「言い渡す」などのニュアンスが含まれるので、「申し伝える」とは多少異なりますが、相手に対して「遠慮なく何でも言ってください」という意味合いを伝えられる表現です。

「伝え申す」

「伝える」の謙譲語である「伝え申す」は、「申し伝える」とほぼ同じ意味で使える表現です。ただし、「伝え申す」の「申す」は補助動詞として取り扱われるため、本来の「言う」という意味を持ちません。そのため、「伝え申す」は預かった内容を身内に伝える意図を明確に示すには「申し伝える」よりも意味合いが弱くなってしまう点に注意しましょう。

「申し伝える」を使うときに注意するべきポイント

「申し伝える」は幅広いシーンで使える表現ですが、対象となる人によっては誤った使い方をしてしまう可能性もあります。「申し伝える」を使うときは、以下でご紹介する2つのポイントを押さえて、正しく使いましょう。

自分には使わない

ここまで見てきたように、「申し伝える」は依頼された内容などを第三者へ伝えることをお知らせするために使うので、自分自身に使うことはありません。そもそも「申し伝える」は謙譲語なので、身内など自分側の人間を立てないのが基本です。自分に使ってしまうと、自分自身の位置を上げてしまいます。同様に、自社の人間などの身内にあたる人に対して使うことも誤りです。

上司や社長であっても、他社から見れば自分の身内にあたるため、自分にとって目上の人であっても、身内には「申し伝える」を使うことはありません。

伝言を依頼するときには使わない

「申し伝える」は、あくまでも伝言などを依頼された際に第三者へ伝える、という意味を持ちます。自分がクライアントなどの他社の人に伝言を依頼するときに、「○○さんに申し伝えください」というのは誤りです。伝言をお願いする場合は、「お伝え下さい」を使うべきです。

ビジネスでは正しい言葉遣いを心がけよう

日本語の敬語は日本人でも使いこなすのが難しい言葉で、誤って使ってしまう方も多いものです。しかし、ビジネスシーンで言葉遣いを誤ると、相手に不快な思いを与えたり、マナーを知らない人という印象を持たれてしまうこともあります。そのため、ビジネスでは正しい日本語を使うことが求められます。

近年はフリーランスやビジネスを立ち上げる、副業などさまざまな働き方が増えていますが、どのような働き方でも言葉遣いを含めたスキルがあれば、円滑に業務を進められるでしょう。

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まとめ

「申し伝える」という表現は使う場面も比較的多く、物事を伝える際に便利ですが、社内の人や自分に対して使ってしまうなど、つい間違った使い方をしてしまいがちです。今回ご紹介した使用例などを参考に、「申し伝える」を上手に使ってみましょう。