企業経営をする上で、会計帳簿は必ず作らなくてはなりません。しかし「何の記録をつければいいのか？」「そもそもどうやって作ればいい？」と悩む方は多いでしょう。そこで今回は、会計帳簿の種類や作成方法などについて詳しく解説します。経営者や個人事業主の方、企業で経理の仕事をしたい方などはぜひ参考にしてください。

会計帳簿とは

会計帳簿とは、企業における財産の動きを記録したものです。毎日のキャッシュの記録や資産の動きなどを詳しく記し、経理処理や貸借対照表の作成などに活用します。記録する内容は、日付、取引相手、取引内容、目的、金額の5つです。

帳簿を付けるにあたりいくつかのルールがあります。まず、数字は漢数字などは使わず、アラビア数字のみ利用できます。次に、略字は決められたものだけが使用でき、例えば単価には「＠」、円は「\」、「第◯号」という表記は「＃◯」と書きます。間違えてしまった時には、2本線を並行に引いて、余白に正しい数字や文字を書き、線の右側に訂正印を捺します。

また、会計帳簿は法人税法により、7年という保存期間が定められています。さらに会社法では10年となっているため、過去10年分は破棄しないよう気を付けてください。さらに会計帳簿には閲覧請求の権利があり、株主に請求されたら基本的には提出しなくてはなりません。

会計帳簿の種類

会計帳簿は主要簿と補助簿にわかれ、それぞれいくつかの種類があります。

主要簿の3種類

主要簿は、日記帳、仕訳帳、総勘定元帳の3種類です。

日記帳

毎日の取引について記録するものです。取引日の発生順に記録するというルールがあります。いわば他の帳簿を付けるためのメモのようなもので、日記帳をつけておくことで他の帳簿を作る負担を減らすことができます。

仕訳帳

発生したすべての取引を日付順に記録した帳簿です。仕訳とは各取引を簿記のルールに則って記録することで、その帳簿を仕訳帳といいます。勘定科目を明らかにし、入出金の金額やその理由を書き込みます。

総勘定元帳

勘定項目ごとに記録する帳簿です。仕訳帳は日付順に並んでいるため、整理の仕方に違いがあります。総勘定元帳を作ることで、現時点での現金や借入金の金額を簡単に確認できるようになります。

補助簿の11種類

補助簿には、現金出納帳、当座預金出納帳、小口現金出納帳、仕入帳、売上帳、支払手形記入帳、受取手形記入帳、商品有高帳、買掛金元帳、売掛金元帳、固定資産台帳と11種類あります。

現金出納帳

現金の管理をするための帳簿です。現金での入金や出勤があると、記録をつけます。最近ではキャッシュレス決済も進み現金以外のやり取りが増えていますが、まだゼロになるケースは少ないため、現金出納帳が必要となります。

当座預金出納帳

当座預金に関する記録をつける帳簿です。ここには小切手の振出もふくまれ、1冊の当座預金出納帳で1つの金融機関との入出金を記録します。

小口現金出納帳

小口現金の補給や支払いについて、金額と内容を記載する帳簿です。小口現金とは、会社で文房具を買ったり、交通費に使ったりするための少額の現金を指しています。例えば営業先に行く電車代などについては、小口現金出納帳に記録を付けます。

仕入帳

商品の仕入れに関するお金の動きを記録する帳簿です。仕入れた商品の名前、数量、単価、仕入れ先、支払金額を記載します。また、商品の返品や値引きについても記録します。

売上帳

商品やサービスの売上についての帳簿です。商品やサービスの名前、数量、単価、支払い方法と、値引きや返品についても記録します。月末になると、総売上高と売上値引き・返品高、純売上高を計算します。

支払手形記入帳

振り出した手形の種類と日付を記録します。手形が決済できないと不渡り手形となってしまい、資金繰りに悪影響を与えるため、しっかり帳簿を付けて管理する必要があります。

受取手形記入帳

受け取った手形の修理と日付を記録する帳簿です。不渡り手形を出さないよう、受け取った手形の決済が期日までに実行されているかを確認できます。

商品有高帳

在庫に関する帳簿です。仕入れた商品を出庫するまで在庫として社内に保管されます。この在庫を種類別にわけ、入庫した日付、数量、単価、入庫額、出庫した数量、単価、出庫額、商品ごとの残高を記録します。

買掛金元帳

取引先別に買掛金を管理するための帳簿です。仕入先元帳とも呼ばれています。買掛金を支払い忘れると取引先との信頼関係が崩れてしまうため、ミスのないよう記録をつけます。

売掛金元帳

取引先別に売掛金を管理するための帳簿です。得意先元帳とも呼ばれています。売掛金元帳をつけることで、売掛金の回収状態を把握し、回収漏れを防ぎます。

固定資産台帳

固定資産の取得時の情報や減価償却について記録する帳簿です。同様の資産がある場合には、製品番号などを割り振ります。固定資産とは自社で使うために保有し、使用可能期間が1年を超え、取得価格が一定以上の金額のものを指しています。

会計帳簿を付けるメリット

会計帳簿を付けると、3つのメリットがあります。

お金の動きを把握できる

会計帳簿には日ごとや月ごとの売上や経費などを記録するため、常にお金の動きを把握できます。日記帳などを見返すと過去の記録も瞬時に確認でき、正しい経営判断をサポート。また、自社で会計処理をすることで税理士や会計事務所への依頼費用を抑えられます。

青色申告ができる

青色申告は、優遇制度があり節税が可能です。赤字を翌年以降に繰り越したり、設備投資や人材投資を行うと法人税が控除されたりします。青色申告をするには、帳簿の提出が必須情景です。

銀行融資を受けられる

会計帳簿を付けて財務諸表を作ることで、銀行からの信用を得て、融資を受けられるようになります。特に緊急で融資が必要な場合、ゼロから財務諸表を作る時間が必要なく、すぐに提出できるのは大きなメリットです。金融機関以外にも、株主や税務署などに提出が求められたときすぐに対応可能です。

会計帳簿の作成方法

会計帳簿は、4つのステップで作成します。1つ目が、経費の整理です。いつどのような経費が発生したか、出納帳に記載します。２つ目が、売上の整理です。売掛帳に、いつ、どの商品・サービスが、誰に売れたのかを記載します。

３つ目が、経費と売上のチェックです。毎月締め日になったら、両者を整理して月間の収支を記録します。４つ目が、決算への準備です。年度末の決算に向けて、月ごとの収支を整理したり、必要な書類を作成したりします。

会計帳簿は弥生会計で作成しよう

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