2024年1月1日から改正される電子帳簿保存法をご存知でしょうか？
この改正は、個人事業主・フリーランスも無関係ではありません。ここでは電子帳簿保存法の概要と改正点についてご紹介します。

電子帳簿保存法とは

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税務関係の帳簿や資料は紙で保存するのが原則とされていました。

電子帳簿保存法はIT社会の発展にあわせて、平成10年に施行され、その後何度か改正がされました。改正に従って、電子データで作成した帳簿等の対象範囲、保存方法、手続きが緩和されて使いやすくなっています。

平成17年には紙をスキャンしたデータが、平成28年には撮影データが認められています。令和2年にはインターネット上で取引と書類処理が完結し、必ずしも紙での保存が必要ではなくなりました。

今回の改正では紙での保存から電子データ保存に一本化を促すような内容になっています。

電子データのメリット

65万円の青色申告特越控除が受けられる

確定申告には白色申告と青色申告があります、青色申告を選択している場合は特別控除を受けられます。一定の要件を満たすと、特別控除が55万円から65万円と10万円引き上げられます。その要件の１つが電子帳簿保存です。

逆に、取り組まない場合は青色申告の承認が取り消される場合があります。

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省スペースと業務効率化につながる

税務関係の保存期間は7年間です。長期間、紙で保管した場合は大きくスペースが取られてしまいますが、電子帳簿保存なら大きく抑えることができます。

電子帳簿保存を導入する場合、現実的には対応した経理ソフトを採用するでしょう。最初は戸惑うでしょうが、格段に会計・経理業務を効率化できます。

参照：どうすればいいの？「電子帳簿保存法」　経済産業省

参照：電子帳簿保存法とは 弥生会計

電子帳簿保存法の改正点

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では、今回の改正点を確認しましょう。

承認制度の廃止

電子保存をするには3ヶ月前までに税務署長に承認を得なければなりませんでした。
改正後は承認が不要になり、電子帳簿保存法が定める要件を満たした設備、システムを利用するだけで良くなりました。

電子データは電子データで。紙は紙か電子データで保存

帳簿や資料を紙とデータ、どちらに一元化するか？という疑問に対して、電子データにするように促しています。

例えば、自社で会計ソフト等を利用して作った帳簿類は、そのまま電子データとして保存します。実務としては印刷してファイリングやチェックをすることはあるでしょう。最後に有効になるのは電子データです。

メールを使った請求書などのやりとり、ネットバイキングなども電子データとして取り扱われます。添付データや取引内容が書かれた本文もPDFで保存する必要があります。

取引先から請求書が郵送されてきた場合は、紙で保存しても、スキャンなどしたデータのどちらで保存しても構いません。スキャンした場合、適切な処理がされれば原本を廃棄しても良いということです。

検索要件の緩和

改正前は電子データをすぐに検索できるようにする必要がありましたが、要件が多く複雑でした。改正では少なくとも「取引日付」「取引先」「取引金額」がファイル名に記載されて、財務調査等ですぐに提示できるようにすれば良いことになりました。

例：20211124_乙栄商会_10,000.pdf

ただし、前々事業年度の売上高が1,000万円以下なら不要です。

真実性確保の条件緩和

電子データはコピーや改変も容易です。電子データがいつ作成され、改変されていないことを証明することが必要です。改正前は紙書類をスキャン時に受容者の署名、3日以内のタイムスタンプ（電子的な証明）が必要でした。改正後は署名が不要になり、タイムスタンプも最長2ヶ月とおおむね7営業日以内となりました。

しかし、タイムスタンプはコスト面で高額なため負担が大きい問題があります。

そこで、2種類の方法があります。

• 訂正削除の防止に関する事務処理規程を社内で作成する
• 訂正削除を行うと記録が残る、または訂正削除できないソフトを利用する

国税庁WEBサイト 参考資料「スキャナによる電子化保存規定」より

1.は社内の事務処理手順を規則化する手法です。フリーランスの方にとっては2.のようにソフトを導入するほうが現実的でしょう。

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まとめ

電子帳簿保存法は、専門家でも運用に疑問点を感じる面があるようです。
ですが、フリーランスにとって税制面でのメリットもあり、身軽だからこそ改正には柔軟に対応がし易い面もあります。

最初は不明点も多いはずですが、時代の流れに対応しましょう。
本当にわからない場合は、わからないままにしないで、お近くの税理士事務所で相談をしましょう。

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