ビジネスを行っていると、社外向けのイベントや展示会、社内向けのイベントなどで案内状を作成する機会が発生することが少なくありません。今回は、案内状の基本的な書き方とポイントを、テンプレートとともにご紹介します。

案内状の役割と目的

ビジネスはもちろん、プライベートでも書く機会がある案内状ですが、ビジネスにおける案内状には新商品やサービスなどの説明や発表会、展示会、イベントやキャンペーンなどの情報を提供する役割を持ちます。また、社内向けにはイベント案内をお知らせするために案内状が使われることもあります。

社外向けの案内状を作る目的の1つは、自社の製品やサービスに興味を持ってもらい、イベントなどへの参加を促すことです。案内状に情報を載せることでターゲットとなる企業や社外の人物に興味や関心を持ってもらい、集客アップにつなげる点も、案内状の目的となります。その他にも、出席や来場することによって得られるメリットを伝えて期待値調整を行うことも目的です。来場してから「思っていたものと違った」と思われることがないよう、開催の目的や背景、メリットなどを伝えて相手の期待度をすり合わせするのも、案内状の目的といえます。

紙の案内状を作成するメリット

ビジネスにおいての連絡手段はメールを使うことが多いため、イベントなどへの案内もメールのみで済ませることはないでしょうか。メールでの連絡はスピーディーで送受信記録も残せるので利便性が高いですが、紙で案内状を作成することにもメリットがあります。

まず挙げられるのが、住所さえわかれば電話番号やメールアドレスを知らない相手でも送れることです。自社の新製品・サービス発表会などでは凝ったデザインの案内状を作成することが多いので、紙で作成しておけば形として残せるのもメリットでしょう。

また、紙の案内状を出すには郵送のほかに手渡しという方法があります。案内状を手渡しすることで相手とのコミュニケーションを図れるのも、紙の案内状のメリットの1つです。

社外向けの案内状に記載するべき項目

案内状の書式は特に決まりがありませんが、記載するべき項目や基本的な構成はある程度決まっています。では、案内状にどのような要素が必要か、書くべき項目を解説していきましょう。

1.発信年月日
案内状の最上段右上に、発信年月日を記載します。案内状を郵送する場合は送付する日、手渡しする場合は案内状を持参する日を書きましょう。

2.宛先
案内状を渡す相手の会社名や個人名を左寄せで記載します。会社名のみの場合は社名の後に「御中」、個人名の後には「様」を付けます。相手が複数名いるときは、すべての氏名を書くのではなく「関係者各位」とすれば、一斉に相手への敬意を表せます。

なお、「各位」とは複数名に使う敬称です。「様」を付けて「各位様」にしてしまうと二重敬語になり失礼にあたってしまうので、各位には「様」を付けないように注意しましょう。

3.差出人の情報
宛先の1段下に、会社名、部署名、担当者名を右寄せで記載します。すべて略せずに、正式名称で書くのが基本です。

4.タイトル
差出人の1段下に、中央寄せで何への案内なのかを記載します。案内状の場合は「○○のご案内」とするのが一般的で、できるだけシンプルに書くのがポイントです。

5.前文・本文・末文
前文とは、本文の前に書く挨拶や安否を尋ねる挨拶、日頃の感謝などを伝える文で、必ず「拝啓」などの頭語と季節に合わせた時候の挨拶から始まります。続いて、「貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などの安否を尋ねる挨拶を書きます。社外向けの文書では必ず前文を書きますが、社内向けの案内状には特に書く必要はありません。

本文では、案内したい内容の詳細を簡潔に記載します。詳細は後に別の項目で書くので、本文中には詳細を書かないように気をつけましょう。

最後に、末文で案内状を締めくくります。案内状の末文は「ご多忙かと存じ上げますが、ご出席賜りますようお願い申し上げます」などの参加をお願いする文章が使えます。

6.記書き
相手に伝えたい内容を箇条書きで伝えるもので、「記」で始まり「以上」で締めます。案内状の記書きには、本文で伝えなかった日時や場所などの詳細を記します。参加費や入場料がかかる、または当日のお問合せ先がある場合は、記書き内に記載しておきましょう。

なお、社内向けの案内状でも社外向けと同様に記書きを使いますが、前文や末文は省略でき、もっとくだけた文章で作成可能です。

案内状を書く際のポイント

案内状は、ダラダラと長文を書いてしまうと相手に伝えたい内容がわかりにくくなってしまいます。的確に内容を伝えるために、以下のポイントを押さえておきましょう。

案内する内容をわかりやすく記載する

案内したいイベントなどの開催日時、場所は記書きに必ず記載しますが、わかりやすい内容で書くのが第一のポイントです。会場の場所など文章だけでは説明が十分ではないときは、地図の画像を貼付したり具体的なアクセス方法を示したりするといいでしょう。

どのようなメリットがあるかを明確にする

イベントやキャンペーン、展示会などへの案内状は、集客が大きな目的の1つです。よって、出席することでどのようなメリットが得られることを明確に示す必要があります。どのような情報が得られるかなどを、より具体的に記しましょう。

案内状を送るタイミングは？

案内状を出す、または渡す時期は、できるだけ早いタイミングがおすすめです。案内する日時の2ヶ月前が目安ですが、遅くとも1ヶ月前までには届くように手配しておきましょう。3ヶ月以上前に案内状を発送した場合は、日時が迫った段階で念のために再度相手へ案内について連絡しておくのが理想的です。

無料テンプレートをダウンロード

取引先の企業や社外の担当者とのやり取りで、案内状を使う機会は出てくるでしょう。独立・起業したばかりの方でまだビジネス文書の作成に慣れていない方は、案内状の作成1つを取っても戸惑うことがあるかもしれませんが、書き方を押さえていればスムーズに作成できます。

今回は、社外向け・社内向けの2種類の無料テンプレートをご用意したので、テンプレートを参考にして案内状を作成してみましょう。