皆さんこんにちは。フリーランスメディア編集部 まるりんです。
コロナが収束したこともあり、最近は対面で打ち合わせする機会が増えてきました。

この記事では社会人としてのビジネスマナーの基礎中の基礎について解説していきます。

ビジネスマナーとは？

ビジネスマナーとは、社会人としてさまざまな人と円滑に仕事をするための礼儀作法です。文字通りマナーであり、ルールや規則ではありません。

適切な挨拶、丁寧な言葉づかいを心がける、仕事にプライベートを持ち込まない、仕事の期日を守る、といったことですが、これらのマナーを守ることが人間関係を良好に保ち、スムーズに仕事を進めることに繋がります。

社会人のルールとマナー

ルールとは規則であり、社会人として接するものでは法律や会社の就業規則があります。
どちらも社会人として守るべきものであり、遅刻や無断欠勤などは罰則の対象となるでしょう。

マナーは守らなくても罰則はありませんが、相手に敬意を払い、大切に思う気持ちを形式化したものです。礼儀作法がきちんとしていない社会人は、ビジネスの場で信頼を得られないでしょう。また、仕事をご依頼いただく会社からのイメージが悪くなってしまいます。

社会人として仕事をする上では、ルールもマナーも欠けてはならないものなのです。

コンプライアンスを遵守する

「コンプライアンス」とは「法令遵守」または「倫理法令遵守」という意味の言葉で、企業が法律や規則を守って経営を行うことを言います。

近年、社員による不祥事がインターネットやSNSで拡散され、会社の社会的信用が地に墜ちる、というケースが少なくありません。

会社員が社員やお客様の個人情報、新商品や取引先との契約条件などの情報を外部の人に教えることは情報漏洩であり、コンプライアンス違反です。

同様に、あなたが取材相手についての情報や、取材で知った情報を口外することも情報漏洩になります。このような軽率な判断はあなた自身の信用を失います。絶対にやめましょう。

また、仕事で使用しているPCやUSBは社外に持ち出さないこと、内部情報については口外しないことなど、ルールを徹底して守りましょう。

ビジネスで重要な話し方

人の第一印象は、視覚と聴覚からの情報が大きな決め手になっているといいます。
コミュニケーションをとる時は、明るい表情とハキハキとした話し方を心がけましょう。

笑顔で会話するだけでなく、例えば謝罪する時は落ち着いた声のトーンで、眉を下げて気持ちを表情に表すことも忘れないようにしましょう。

結論から伝えてわかりやすく

ビジネスの基本ですが、結論と論点をまず最初に伝えることです。

結論を最初に話すと、相手は話の本題をすぐ知ることができ、その後の経緯や裏付けについての理解度が上がります。誤解のないわかりやすい話し方の基本として、相手にはまず結論から伝えましょう。

ダラダラと経緯や自分の今の気持ちを話すことは「無駄」だと感じる人が多いので気をつけた方が良いでしょう。

クッション言葉を使用

人に何かを依頼する時や尋ねる時、依頼を断る時などに、いきなり否定の言葉を使わずに入れる、「恐れ入りますが」などの、本題に入る前の一言を「クッション言葉」と言います。

例：
「お手数ですが」
「失礼ですが」
「お忙しいところ申し訳ありませんが」など

相手を気遣う気持ちが表れる言葉であり、本題の言葉の衝撃を和らげてくれるので、活用しましょう。
ただ、あまり連呼すると「わざとらしい」と感じられので程々に使用しましょう。

あとよし言葉で印象アップ

良いことと悪いことを話す際に、良いことを後に話すほうが印象が良くなる話法に、「あとよし言葉」というものがあります。

例1：こちらは素材が良いので長くお使いいただけますが、お値段が少し高めです。
例2：こちらはお値段が高いですが、素材が良いので長くお使いいただけます。

どちらも同じことを言っているのですが、順番を入れ替えただけで例2は褒めているように受け取れます。プラスの言葉で話を締めくくることで、印象がぐっとアップします。

打ち合わせで取引先へ訪問時のマナー

対面訪問

訪問時や名刺交換の際のマナーは、あなたのイメージに大きく影響します。スマートな対応を心がけましょう。

オンライン取材でない場合、取材は訪問して行う場合が多いでしょう。相手に貴重な時間を割いていただくことを忘れず、マナーを守って臨みましょう。

10分前に到着

10分前に訪問先に到着して身なりを整えましょう。スマートフォンや電話はマナーモードに設定し、名刺を取り出しやすいように準備します。

取次ぎを依頼

約束の時間の2～3分前に名前を名乗り、面会者の部署と名前、約束の有無を伝えて取り次いでいただきましょう。

応接室か会議室へ

案内人に席を勧められてから座り、鞄やバッグは椅子の横に置きます。

あいさつ、名刺交換

面会者が入室したら立ち上がりごあいさつをしましょう。

例：「本日はお忙しいところ、お時間をいただきましてありがとうございます」

初対面の場合は名刺交換をします。相手に席を勧められてから座りましょう。
ただ、相手がお茶を用意しにいくために一時的に離席する場合があります。その場合は、立ちつくしていては不自然（ただの変な人）だと思われるので、遠慮なく座りましょう。

名刺交換のマナー

名刺は訪問した側から差し出すのが基本です。

名刺を交換する際は、必ずテーブル越しではなく相手の正面に立って名乗りましょう。名刺は名刺入れの上に乗せ、相手が読める向きにし、胸の高さで差し出します。
名刺をいただいたら胸の高さで受け取り、「○○様ですね」と相手の名前を確認しましょう。読み方がわからない場合は「恐れ入りますが、何とお読みすればよろしいでしょうか」と確認し、正しく覚えましょう。

いただいた名刺は名刺入れの上に乗せ、お話が終わるまでテーブルの上に置きましょう。複数枚の名刺をいただいた場合は、相手の座席順に並べて置きます。名刺入れに名刺が乗り切らない場合は名刺入れの近くに並べましょう。
打ち合わせ中に置いてある名刺に腕が乗っかったり、物が重ならないように注意が必要です。細かな仕草を相手は常に見ています。

打ち合わせを始める

持参の資料を用いて話を始めます。
打ち合わせは予定時間内に終わらせ、お礼を述べて退室しましょう。

席次のマナーを知ろう

応接室や会議室、乗り物などの席は、立場・年齢に応じて座る順番、場所が決まっています。

これを席次（せきじ）と言います。

ビジネスでは相手に敬意を払う上で重要です。しっかり覚えておきましょう。
立場が上の人や年齢が高い人、取材先やクライアントを「上座（かみざ）」にご案内します。
「部屋の奥側の席」と覚えておくと良いでしょう。

また、自社が相手の会社と取引歴が長い場合は下請け業者の立場でも奥側の席に通される場合があります。
その場合は遠慮せずにスムーズに奥に座るのがマナーです。

仕事の受け方や、 ホウ・レン・ソウとは？

どんな仕事も、ミスなく進めるためには正しく指示を受け取ることが必要です。

仕事の指示の受け方

1.必ずメモをとる

仕事の指示を受ける時は、話の要点をメモ・もしくはスマホで記録をとりながら聞きましょう。
また、日時・数値・価格や人の名前が含まれている場合は、復唱して確認しましょう。

2.「5W3H」に基づいて確認

メモを取る際は「5W3H」を活用しましょう。

What	何を	仕事の内容、目的
Who	誰が、誰に	担当者、関係者
When	いつ、いつまで	日程・期限
Why	なぜ、なんのため	理由・目的
Where	どこへ、どこで	場所
How to	どのように	手段、方法
How much	いくらで	予算・費用
How many	どのくらい、いくつ	数量

ホウレンソウって何？

仕事を円滑に進めるためには、関係者との情報の共有が重要です。そのための手段として「ホウレンソウ（報連相）」というものがあります。

ホウ（報告）

依頼をいただいたクライアントに、結果や経過、トラブルを報告します。報告を怠らないことでミスやトラブルを回避し、被害を最小にとどめられます。報告すべき内容は、仕事の進行状況、途中報告、結果報告、ミスやトラブルの報告です。

レン（連絡）

情報を共有するために、関係者に状況や見通しについて連絡します。連絡すべき内容は、打ち合わせ日時や場所の連絡、仕事内容の変更、決定事項、伝言、案内など。

ソウ（相談）

自分では判断がつかない時や問題が起きた時に、クライアントに相談します。一人で抱え込んで、勝手な判断で進めるとトラブルを招く危険性があります。相談すべき内容：仕事の進め方、判断に迷う時、クレーム、など。

ホウレンソウを徹底することで、社会人としての信頼度が上がります。

身だしなみはその人のイメージを左右する

社会人として、身だしなみは非常に大切です。人はあなたを通じて、あなたにかかわる人や会社を見ています。自分の印象がクライアントのイメージにもつながる、ということを忘れないようにしましょう。

派手な色・デザインやカジュアルすぎる服装は避けましょう。乱れた髪や無精ひげはだらしない印象を与えるので、きれいに整えてください。

派手なヘアカラーやネイル、華美なアクセサリー、濃いメイクやノーメイクはお勧めできません。健康的なナチュラルメイク、仕事に支障をきたさないヘアスタイルなどを心がけましょう。

身だしなみの三原則

原則1　清潔感がある

身だしなみでもっとも重要なのは、清潔感があることです。スーツにシワがあったり、靴が汚れていたりすると、だらしない印象を与えてしまいます。相手に不快感を与えない服装は社会人としての信頼感にもつながります。

原則2　TPOに合わせる

仕事の妨げにならない服装を選ぶことも大切です。おしゃれは自分が楽しむためにすることで、ビジネスには本来必要ないものです。仕事相手や仕事の内容に合わせた、適切な服装を身につけましょう。

原則3　品格がある

上品な身だしなみは、見る人に信頼感や「きちんとした人」という印象を与えます。高額な衣服である必要はなく、サイズの合った乱れのない服装を身に着け、背筋を伸ばした良い姿勢で品のある振る舞いをしましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか？細かいこと言われると段々めんどくさくなりますよね。
あくまで基本的なマナーなので、いきなり全てができなくても良いですし、全てができなくても社会人としてなんとか生活はできます。

実際に、これらの原稿を書きながら「あぁ、もっとしっかり頑張らなきゃなぁ」と思う節もあったりして…

あまり肩肘にチカラをいれると不自然になってしまうので、あくまで自然体で「マナーを意識する」ことを心がけましょう。