フリーランスメディア.jp 編集部 
ビジネスシーンにおいて、社内での連絡手段にはさまざまな方法があります。近年はチャットツールを使うことも増えてきましたが、今もメールは上司や部下など、社内での連絡には欠かせないツールとなっています。
上司へ何かしらのお願いをするときも、メールで連絡が必要ということも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メールを使って上司に依頼やお願い・相談をする際のメールの書き方や注意点を、例文とともに解説します。
【1,000円以内のプチギフト】相手に気を遣わせない人気のプレゼントとは？
上司へメールでの依頼の連絡・相談が必要なシーンとは
社内にいる上司への伝達事項は口頭で伝えることも多いでしょうが、口頭のみで連絡を済ませていないでしょうか。
ちょっとしたことであれば口頭のみでも問題ないと考えているかもしれませんが、口頭のみでの依頼や連絡は当然ながら記録が残らず、しかも忘れられやすく記憶に残りにくいデメリットがあります。
そのため、上司へ依頼・お願いや相談をするにはメールでしっかりと依頼内容ややり取りを残しておくことが大事です。
メールでの依頼・相談が推奨されるシーンは、主に以下のような場合です。
書類や契約書などの確認を依頼
作成した書類を上司に確認してもらう際は、メールで依頼することが多いものです。書類にもさまざまな種類がありますが、特にチェックが必要な見積書や企画書、取引先へ提案をする際に作成する資料などは重要度が高いので、確認してもらうときはメールに書類を添付して確認を依頼をします。
チェック後に修正や提案が必要な箇所がある場合は、添付ファイルにコメントなどを残しておくよう、お願いしておくといいでしょう。
なお、社内メールであったとしても添付ファイルを送信する場合は、必ず社内ルールに則った方法でセキュリティ対策を講じた上で送らなければなりません。
仕事の相談や仕事量の調整などをお願い
仕事をしていると、作業がスムーズに進まない、難しいタスクが一人ではどうにもならないと感じることも出てくるでしょう。そのような場合も、上司へ依頼メールを書いて相談してみるのも1つの手段です。メールで上司に相談することで、問題解決の糸口をつかめるきっかけができるでしょう。
担当している仕事量が多すぎる場合に調整をお願いする場合も、上司へお願いのメールを送る方法があります。
自分の担当する業務が期日までに終わらないと、部署全体だけではなく会社全体に影響が出る可能性があるからです。そこで上司に調整を依頼しておけば、他の社員に仕事を分担してもらえるので、効率的に業務を進めやすくなります。
上司へ依頼・相談メールを書く際のポイント
上司へ依頼・相談メールを送るときは、文面にも気を配らなければなりません。基本的なビジネスメールと共通する部分も多いですが、以下に挙げる4つのポイントに気をつけて依頼メールを作成しましょう。
明確・簡潔に依頼・相談内容を伝える
依頼や相談メールに限らずビジネスメール全般に言えることですが、メールの内容は明確かつ簡潔に伝えるのが基本です。
ビジネスメールでは、丁寧な書き方にこだわるばかりに長々とした文章を書いてしまいがちです。長い文章は遠回しな表現になることが多く、伝えたい内容が曖昧になってしまいます。そのため、読んだ相手がすぐに依頼内容を把握できるように、内容や目的などを明確に書きましょう。
期日を明確にしておく
依頼メールでは、期日を明確にしておくことも基本です。社内のタスクはもちろん、社外に提出する必要のある書類などを作成している場合、期日を守ることは必要不可欠です。期日が設定されている書類に関する業務の依頼メールを書く際は、返信の期日も併せて書いておきましょう。
メールの件名に依頼や相談内容を盛り込む
メールの件名は、受信した際に最初に見る部分です。上司が多くのメールを受信していると、件名がよくわからないメールは読むのを後回しにされる可能性が高くなるため、確実に読んでもらうためにも依頼メールの件名には依頼や相談内容をわかりやすく書きましょう。
緊急性の高い依頼をメールで送るときは、「至急ご確認ください」などの文言も付け加えるといいでしょう。
場合によっては口頭でも伝える
メールでのやり取りは記録が残ることに加えて確認し忘れのリスクを減らせるので、上司への依頼は口頭だけで伝えるのではなくメールできちんと送信しておくのがおすすめです。
ただし、すべてをメールのみで依頼しておけばいいというわけでもありません。場合によっては、メールのみでは伝わりにくい内容が含まれる依頼も起こることも出てきます。
また、業務上のやり取りが多い上司になると、どんなに件名で急ぎの用事であることを伝えていたとしても読むのを後回しにされたり、読み忘れられたりすることもあります。
重要な依頼や急ぎの依頼、メールの文章だけではうまくニュアンスを伝えられない依頼は、メールを送信した後に上司に直接口頭で伝えるのもポイントです。メールを送信した旨を伝え、チェックしてもらったかどうかを確認しつつ、補足情報がある場合はその場で口頭で伝えましょう。
上司への依頼・相談メールの例文を紹介
上司への依頼メールは、上記のポイントを押さえていれば基本的なビジネスメールと同様に作成できるでしょう。以下では、前述の依頼メールを送るシーン別、上司への2種類の依頼メールの例文をご紹介します。
書類の確認を依頼する場合
件名：企画書ご確認のご依頼
○○部長
お疲れ様です。○○（自分）です。
○月○日の△△社へご提案をする際の企画書が完成いたしました。
つきましては、本メールに添付したファイルのご確認をお願いします。
修正点やその他訂正・補足などございましたら、○月○日までにご教示いただけると幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願い致します。スケジュール調整の相談を依頼する場合
件名：△△社案件についてご相談
○○部長
お疲れ様です。○○（自分）です。
現在担当中の△△社の案件につきまして、先方のスケジュールが遅延しているため、全体のスケジュールも後ろ倒しにする必要が出てきました。
他部署にも影響が及ぶと考えられるため、リスケジュールが可能かどうか、ご意見を伺いたく存じます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご返信の程よろしくお願い致します。※関係性次第ではリスケジュールを「リスケ」と略してもOK
依頼・相談メールを書くときの注意点
依頼や相談メールは、当然ながらビジネスメールです。ビジネスで使うべき敬語を正しく使うことが求められるので、「お伺いする」などの二重敬語は使わないように気をつけましょう。
また、メールのみで依頼内容を伝えると、口頭よりも機械的で冷たい印象を与えてしまいがちです。口頭でフォローできない場合は、「お手数をおかけしますが」や「突然のお願いで恐縮ですが」などのクッション言葉を使うなどの気配りも忘れないことも、依頼メールを書く上での注意点です。
オフィスワーカーだけではなく、フリーランスや副業をする方でも、メールで目上の方とやり取りを行う機会は多いでしょう。依頼をメールで伝えることも出てくる可能性があるので、依頼メールの書き方は働く人すべてに必要なスキルといえるでしょう。
このような依頼・相談メールを含めて、さまざまな経験を積んで身につけたスキルは、フリーランスワーカー.jpで活かせます。スキルを自由に販売でき、自分らしい働き方を実現できます。
まとめ
ビジネスを進める上で、上司や目上の方などにさまざまな依頼をするためにメールを送る場面は出てくるでしょう。
適切な内容できちんと依頼や相談内容を伝えられるメールを書くことは、仕事をスムーズに進めるためにも重要です。
今回ご紹介した情報を参考に、ビジネスマナーを守りつつ正しいメールを書きましょう。
【1,000円以内のプチギフト】相手に気を遣わせない人気のプレゼントとは？
