フリーランスメディア.jp 編集部 
自分が事業で領収書を作成するとなると、どんなことを書けばいいのか？と悩んでしまうことはありませんか？
今回は、Microsoft社の表計算ソフト「Excel（エクセル）」を利用した領収書を例に、必要な項目と作り方を説明していきます。
領収書の役割とは？
領収書は「受取証書」とも呼ばれていて、お金を支払った相手に発行する書面です。商品やサービスの売買のような営利目的だけではなく、お金のやり取りがあれば、使用されます。
領収書には３つの役割があると言われています。
- お金の受渡しがあったことを証明する
- 税務署などの調査で売上や経費の証明する
- 不正なお金の出入りを防止する
領収書には証明するための役割があるので「誰が」「誰に対して」「いつ」「何のために」が分かることが求められます。
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作り方の注意点
領収書は文房具店などで手書き用のものを購入しても良いですが、自分でパソコンを使って簡単に作成できます。
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【初めに】エクセルの基本
エクセルは、セルというボックスからなる表計算ソフトです。このセルに数字や文字を入力して、計算結果を出したりリストを作ります。
大原則として、１つのセルに１つの情報が基本で、これを守らないと計算がうまくいかない場合があります。
①タイトル・収入印紙欄
最初に、領収書と大きく書きましょう。A1～G1までのセルを「セルの結合」で連結させ、中央にタイトルが来るように配置しました。領収書といっても会社や個人によって使用される雛形はバラバラです。発注書や請求書とデザインを統一していることもありますので、すぐに領収書と区別が付けられるようする必要があります。
結合した1行目のセルの幅を広げ、収入印紙を貼るための欄も作りましょう。
「挿入」タブの「図形」より、「長方形/正方形」を選び、ドラッグさせて長方形を作ります。ここでは、「高さ3㎝、幅2.5㎝」と設定しました。
図形が描けたら「図形の書式」タブより、「図形の塗りつぶし」を「なし」、「図形の枠線」より線の種類を「点線（丸）」色を黒よりすこし薄い色にしておきましょう。
図形を選択したまま文字を打つと、図形内に文章が打ち込めますので、「収入印紙」と入力します。
②宛名・但し書き・金額
宛先を記載する欄を設けます。いちいち「御中」と打たなくてもいいように、セルを分けておくと効率が良いのでオススメです。
その下には但し書きの欄を設けます。セルを罫線で囲い、見やすくしておきましょう。
発行する際は、不正防止や税務署の調査に対応するためにもなるべく具体的に記載します。
但し書きの下には、相手から受け取った金額を記載する欄を設けます。数値の書式を「通貨」にすることで￥マークと桁区切りが自動で付くようになります。こちらもセルを罫線で囲いましょう。見やすいだけでなく、数字があとから書き込みにくいレイアウトになり、不正防止につながります。
③管理番号・発行日・作成者の情報
管理番号は必須ではありませんが、照会があった時に確認する手間が省けます。連番になっていればどれが抜けているのか、間違っているか探しやすくなります。
発行日は西暦でも和暦でも問題ありませんが混在しないようにしましょう。「数値の書式」で「日付」を選んでおけば、任意の形式に自動で表示されるようになります。
作成者の情報も忘れてはいけません。屋号、社名、代表者名、連絡先を記載します。左揃えにするときれいに収まって見えます。
法律上、押印はあってもなくても書面は有効です。オンライン上で完結させる場合には、「電子印鑑」というデータ化された印鑑を用いることもあります。
内訳
取引日、取引内容などを詳細に記載します。
適用される消費税の税率や金額がそれぞれ分かるように欄を作り、関数を入れておきましょう。
難しそうだし、面倒だから手入力でいいや…と思いがちですが、思った以上に人はミスをするものです。一度関数を入れておけば、繰り返し使えるのでオススメです。
まとめ
領収書はお金のやりとりが行われたことを証明したり、不正を防止したりするために作成されています。領収書は「誰が」「誰に対して」「いつ」「何のために」が分かるようにするのが基本です。慌てて作るとミスをしてしまいやすいので、記事を参考にしながら、事前にひな形を作っておきましょう。
よろしければ下記からエクセルの雛形がダウンロードできるのでお使いください。
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