ビジネスでは、電話やメールで情報や伝達事項を受け取り、その内容を第三者へ伝える機会は多いものです。そんなときに使える便利な表現が、「その旨を伝える」です。ビジネスだけではなくプライベートでも使える表現ですが、使う際にはいくつかの注意点もあります。

そこで今回は、「その旨を伝える」という表現の意味や使用例、使う際の注意点について解説します。

「その旨を伝える」の意味は？

「旨」とは「主な話の内容」「趣旨」という意味を持ち、「その旨」とは「そのような話」、「そのような内容」という意味になり、直前に話したり伝えたりした内容や情報を省略する際に用いる慣用句です。会話で使う場合は、「先ほど話していた内容」を指し、同じ内容を繰り返す使うことを避けるためにも使える表現です。

このような意味を踏まえて、「その旨を伝える」とは人から預かった情報や内容を他の人へ伝えることを指します。依頼する際に使う場合は、第三者に情報や内容を伝えてもらうよう、依頼する意味となります。「その旨を伝える」は敬語表現ではないものの目上の方にも使える表現なので、ビジネスシーンでも会話やメールでよく使用されています。

また、礼儀正しく物事を伝える際にも用いられるので、日常生活でも使える表現です。友人同士や家族との間で使うには、やや堅苦しく感じるかもしれませんが、買い物や飲食店への連絡の際などに活用できます。

「その旨を伝える」を敬語で伝えるには？

「その旨を伝える」を敬語にするには、後半の「伝える」を敬語にします。相手に内容を伝えることをお願いするときは「その旨をお伝えください」、相手から預かった情報や伝言などを社内など身内に伝える際は、「その旨を申し伝えます」を使用します。また、預かった情報や伝言などを第三者に伝えるようにお願いする際は、「その旨をお伝えいただけますか？」などと使います。

つまり、「その旨」という部分は敬語で伝える場合でも関係なく、そのまま使えます。

メールでも使える「その旨を伝える」の使用例

「その旨」は前に発信されていた内容や情報を指す表現なので、使うにはその前に伝えられていた内容や情報が存在していることが前提です。逆に言えば、前置きも何もない状態で「その旨を伝える」を使うことはありません。具体的な使用例は、以下の通りです。

・会議の日時が明日15時に変更となりましたので、社内にその旨をお伝えください。
・来週月曜日は臨時休業となるので、お客様へその旨をお伝えください。
日時・曜日変更となったという情報があることが前提で、その情報を繰り返すことなく社内やお客様に対して「その旨」で省略して伝えています。

「その旨を伝える」に返信するには？

「その旨を伝える」と相手に伝えられた場合、どのように返信や回答をすればいいのでしょうか。この表現が自分に向けて使われた場合、何かの情報や伝達事項などを別の人へ伝えてほしいという依頼の意味を持ちます。そのため、「その旨」に対して「確かに承りました」「承知いたしました」と了解した旨を伝えるといいでしょう。

「その旨」は伝えるべき事項の短縮形なので、誤って理解してしまうと周囲に迷惑をかけてしまうことも考えられます。自分のミスとなる可能性もあるため、そのような事態を防ぐためにも、返信や返答をする際に簡単に「その旨」の内容について確認しておくこともおすすめです。

「その旨を伝える」の言い換え表現

「その旨」という言葉は「その旨を伝える」を言い換えるには、「その旨」を言い換える方法と、「その旨」はそのままに「伝える」の部分を言い換える方法があります。

・そのことについて伝えておきます。
・そのことをお伝えください。
「そのこと」は「その旨」よりも砕けた表現になりますが、同僚や部下など堅苦しい表現が不要な会話の中で使うのに適しています。

・その旨をお知らせください。
特定の情報や内容について、教えてもらうように依頼する場合は、「お伝え」と同じ意味で「お知らせ」も使えます。

「その旨を伝える」を使う際に注意するべきポイント

「その旨を伝える」は長い内容を繰り返す必要なく伝えられる便利な表現ですが、使い方によっては伝えたい内容がうまく伝わらなかったり、失礼にあったりすることもあります。「その旨を伝える」を使うときは、以下でご紹介する3つのポイントに注意しましょう。

多用しすぎない

前に出た情報や内容をまとめられる「その旨」という表現は、長い内容も一言でスマートに物事を伝えられます。一方で、前に出た話題が長かったり情報量が多かったりするときに多用してしまうと、「その旨」がどの内容を指すのがわからなくなってしまいます。

会話やメールで誤解を生まないよう、「その旨」を使う場合は必要最低限にとどめておくといいでしょう。

目上の人に使う際の注意点

「その旨を伝える」は敬語表現なので、基本的に目上の人にも使えます。しかし、使い方に注意が必要です。

例えば、「その旨をお伝えください」と使ってしまうと、「ください」が命令のニュアンスが含まれているため、お願いの意味合いが強く伝わってしまう恐れがあります。同僚や部下、友人などに使うには問題ありませんが、上司などの目上の人や顧客などに使うには、「その旨をお伝えいただけますでしょうか」「その旨をどうぞよろしくお伝えください」などとより丁寧な言い換えて敬意を伝えましょう。

使用シーンやタイミングにも注意

情報などを一言でまとめられる「その旨」は便利な表現ですが、使い過ぎると情報をまとめて伝える能力がないという印象を与えかねません。または、伝えるべき情報を伝えないことで、情報源となっている人にその内容の責任を押し付けていると思われることもあります。

どのような場面でも「その旨」を使うのではなく、重要な情報や内容を取り扱うとき、重要事項をすぐに伝えるべきタイミングなどでは、「その旨」のみで省略せずに自分自身の言葉である程度まとめて伝える努力も必要です。

便利な表現を正しく使うことも重要なビジネススキルに

「その旨を伝える」のような便利な表現でも、使い方や使用シーンなどを誤るとビジネスシーンでは大きなミスになることもあれば、自分への評価に影響を及ぼすことがあります。言葉の使い方も、ビジネススキルの1つとなります。会社員の方はもちろん、フリーランスで働く方や起業する方も、顧客やクライアントとのや

tり取りが不可欠です。ビジネスを円滑に進めるには、やり取りの中で正しい言葉を使うスキルも重要といえるでしょう。スキルを高めれば、幅広い場所で活躍の場が広がります。

ビジネススキルを高めた方、スキルを活かしたい方は、さまざまなスキルを出品できるスキルシェアサイトフリーランスワーカー.jpに登録してみてはいかがでしょうか。在宅で働けるほか、対面での仕事やサービスも出品可能です。自由度の高いスキルシェアで、自分の能力を活かして働いてみましょう。

まとめ

「その旨を伝える」は情報や伝達事項などを第三者へ伝える際に、そのまま伝えるには長すぎる内容を省略できる便利な表現です。しかし、頻繁に使ったり使い方を誤ったりすると正しい内容が伝わらなかったり、自分自身への印象が悪くなってしまったりすることもあります。

特にビジネスで使う場合は、今回ご紹介した使い方や使用例を参考にして、正しく使いましょう。