会社を設立するには前もって準備しておくべきことが非常に多く、作成しなければならない書類も大量にあります。
今回は、株式会社と合同会社を設立する際に必要な書類の種類と簡単に準備するツールについて解説します。

株式会社を設立する際に必ず用意するべき書類

株式会社を設立するにあたって、必ず作成して提出しなければならない書類が複数あります。まずは、用意が必須となる書類についてまとめました。

登記申請書

会社を設立した場合、法務局へ登記申請を行うことが法律で義務付けられています。登記申請書は、法務局へ登記申請を行う上で必ず作成して提出しなければならない書類です。登記申請書に記載する主な項目は、以下の通りです。

・目的
・会社名
・本社所在地
・資本金額
・発行可能株式総数
・登録免許税

登録免許税とは、法人登記の際に収める税金です。株式会社の場合、資本金x0.7％または15万円どちらか高い額を記載・納税します。

定款

定款も会社を設立するに当たって必ず作成しなければならない、設立する会社の目的や活動内容など基本的な情報やルールを定めた書類です。定款には複数のフォーマットが定められており、記載すべき項目として以下の3項目が挙げられます。

・絶対的記載事項：発起人、商号、目的、本店所在地など
・相対的記載事項：株式の譲渡制限に関する定め、役員の任期の伸長など、記載することで効力が生じる事項
・任意的記載事項：会社で任意に定めた事項で、記載していなくても効力は否定されない

このうち、絶対的記載事項は定款に必ず記載しなければならず、もし漏れや不備、不記載がある定款は無効となります。また、会社を設立するには登記前に定款の作成・後述する定款の認証まで済ませておく必要があります。

定款の認証に必要な書類

作成した定款は、公証役場で公証人による認証を受けてはじめて効力が生じます。株式会社を設立するには、以下の必要書類を揃えて公証役場で認証を受けてから、登記申請へと進まなければなりません。

・定款3通
・発行から3ヶ月以内の発起人全員分の印鑑証明書
・発起人全員の実印
・身分証明書
・認印と委任状（代理人が認証を行う場合）

以上の必要書類は、直接公証役場で認証を受ける際のものです。さらに、定款の認証として資本金100万円未満は3万円、100万円以上300万円未満は4万円、300万円以上は5万円の手数料と4万円の収入印紙代がかかります。

なお、現在定款認証は電子申請にも対応しています。電子申請の場合は定款は1通のみ、収入印紙代も不要となります。

払込証明書

払込証明書とは、定款に記載した資本金が発起人から全額振り込まれていることを証明する書類です。代表取締役氏名と払込内容などを記載した書類に加えて、銀行口座の通帳表紙と表紙裏、資本金の払込が記帳されているページのコピーが必要です。

印鑑届書

個人の印鑑は市区町村へ届け出ますが、会社の設立時に作成した法人実印は、法務局に届けて印鑑登録を行います。印鑑届書は、その際に必要となる書類です。定款の認証では、発起人全員の実印が必要でしたが、法務局で登記申請を行う際は、取締役が複数名いる会社では、取締役会を設置する会社であれば代表取締役1名の印鑑登録のみで済みます。

反対に、取締役会を置かない場合は取締役全員分の印鑑が必要となります。

収入印紙貼付済みの登録免許税納付用台紙

登記にかかる登録免許税を支払うための収入印紙を貼り付けた台紙です。前述の登記申請書に記載した登録免許税額に応じた収入印紙を貼り、提出します。

登録すべき事項

登録すべき事項とは、登記申請時に登記簿に登録するために必要となる事項です。他の書類と同様に紙面での提出も可能ですが、PDFを記録したCD-RやCD-ROMなどのメディアでも提出できます。メディアで提出するには、記録媒体の種類や記録方法が法務局で細かく定められています。

参照：法務局　商業・法人登記申請における登記すべき事項を記録した電磁的記録媒体の提出について

一定の条件下で必要となる書類

ここまでご紹介した書類は、株式会社を設立する際に必須の書類でした。さらに、一定の条件では以下に挙げる書類を用意しなければならない場合もあります。

発起人の決定書

発起人の決定書とは、株式会社の本店所在地が決定されたことを証明する書類です。しかし、電子公告以外の方法で公告、かつ定款に本店所在地を番地まで含めた住所を記載している場合は、発起人の決定書は不要となります。

電子公告の場合は発起人の決定書にサイトのURLも記載しなければならないため、発起人の決定書が必要です。

取締役全員の印鑑証明書

前述の通り、複数の取締役がいる株式会社で取締役会を設置している場合は、代表取締役1名のみの印鑑登録を法務局で行います。取締役会を設置していない株式会社でのみ、取締役全員の印鑑証明書の提出が求められます。

就任承諾書

就任承諾書とは、代表取締役や監査役の就任について合意したことを表明するための書類です。登記の際に作成する必要があるのは、代表取締役の就任承諾書と監査役の就任承諾書です。

ただし、取締役が1名のみの会社では、代表取締役が自動的にその人物となるため、代表取締役の就任承諾書は必要ありません。同様に、取締役会を設置していない、もしくは取締役会を設置し会計参与を置いているケースでも、監査役の就任承諾書が不要です。

合同会社設立に必要な書類は？

合同会社は、株式会社設立よりも設立費用が安く、設立に際して必要な書類も株式会社より少なく済みます。多くの書類は株式会社設立の際に必要な書類と共通していますが、登記申請には合同会社設立登記申請書を提出します。また、株式会社では定款で発起人、登記申請書で取締役の情報などが必要となりますが、合同会社の場合は代表社員の情報が必要です。

定款で代表社員や資本金、本店所在地を定めていない場合、合同会社の場合は代表者印、本店所在地及び資本金を決定したことを証明する書面を提出します。

株式会社では、複数の取締役がいる場合に代表取締役の就任承諾書の作成が必要ですが、合同会社では複数の業務執行社員がいる場合で代表社員を決定した場合に代表者印の就任承諾書が必要となります。

オンラインなら簡単に会社設立が可能

会社を設立するには、多数の書類を揃えるだけでも作業負担が大きくなります。特に、初めて会社を設立する方にとっては、複雑で時間がかかる手続きと感じるのではないでしょうか。そのような場合でも、近年はオンラインで手軽に会社を設立できるサービスが登場しています。

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会社を設立するために作成しなけらばならない書類の数は多く、1つずつ用意していくだけでも時間がかかる作業です。登記申請前に法人実印の準備や定款の認証を行わければならないなど、事前に行わなければならないこともあるので、登記申請をするまでの作業が煩わしいと感じられるかもしれません。

しかし、あらかじめ用意しておくべき書類を把握していれば、手続きを順調に進められるはずです。オンラインで会社設立ができるサービスを利用するのも、会社設立をスムーズに進めるためのポイントです。会社を設立する方は、ぜひ今回ご紹介した情報を参考に手続きを進めてみてはいかがでしょうか。