すべての事業者には、記帳が義務付けられています。
個人事業で経理や簿記の知識がある方、経理担当の社員がいる企業などでは自社で記帳業務を進めることに問題がないこともありますが、記帳業務が他業務を圧迫している、日々記帳に手間や時間がかかっている…という場合は、記帳業務を外注するのがおすすめです。

そこで今回は、記帳代行の基本情報と記帳業務を外注するメリット・デメリットなどについて解説します。

記帳代行とは？

記帳代行とは、会計帳簿作成業務を代行してもらえるアウトソーシングサービスの一種です。

以前は白色申告者は記帳義務が免除されており、すべての事業者に記帳が必須ではありませんでした。しかし、2014年以降、すべての事業者に記帳義務が課されました。現在は、事業を行う人は必ず記帳と保管が義務付けられています。

事業を行っていると日々帳簿をつけていく必要がありますが、事業によってはその作業が膨大になることがあります。本業が多忙で会計帳簿作成業務に時間を取れない、経理担当者がいない場合などは、記帳をアウトソーシングできる記帳代行サービスを利用するのが便利です。

記帳代行はどこで依頼できる？

記帳代行の依頼先は、依頼できる内容によって大きく分けて3種類があります。以下では、それぞれの依頼先でできることを含めた違いや特徴を解説します。

税理士事務所・会計事務所

記帳代行の最もポピュラーな依頼先が、税理士事務所です。顧問税理士と契約を結んでいる企業であれば、そのまま顧問税理士へ記帳代行の依頼が可能です。また、税理士には税理士のみが行える独占業務として税務書類の作成、税務代理が含まれています。さらに税務相談も独占業務の1つなので、税務に関する相談から書類作成、税務署への書類提出までを一括して依頼できます。

税理士事務所と同様に、会計事務所でも記帳代行を依頼できます。ただし、前述の税理士の独占業務を依頼するには、税理士が在籍している会計事務所を選ぶ必要があります。

行政書士事務所

行政書士とは、官公署へ提出する書類作成や手続きの代理を行う税理士と同様の士業の一種です。行政書士は書類の作成に関するプロなので、記帳代行も依頼可能というわけです。税務申告時に必要な損益計算書や総勘定元帳、仕訳帳などの作成は依頼できるものの、税のプロではないため税理士のように税務相談や税務代行は依頼できません。

記帳代行サービス業者

記帳のみを依頼したい場合に便利な依頼先が、記帳代行サービス業者です。その名の通り、記帳代行の作業のみをアウトソーシングできます。月単位で契約できるサービスもあり、あくまでも記帳に特化したサービスなので、税理士と顧問契約を結んだり記帳代行を依頼したりするよりも費用を抑えられます。

記帳代行サービス業者を利用する際にチェックしておきたいのが、税理士が在籍しているかどうかです。記帳代行サービスは税理士の資格がなくても行える業務ですが、税理士が不在の業者では記帳のみを行うのみです。記帳代行に加えて税務代行なども依頼したい場合は、別途税理士事務所などに依頼をする必要があります。

記帳代行で依頼できること

記帳代行では、主に以下の2点を依頼できます。

・会計ソフトへの入力

記帳代行を依頼した業者へ、レシートや領収書などの書類を提出します。業者はその書類のデータを会計ソフトへ入力してくれます。業者によっては、提出された書類の整理も行ってくれることもあります。

・会計帳簿の作成

会計ソフトへ入力したデータを元に、記帳代行業者では経理業務で必要となる現金出納帳や試算表などの帳簿を作成します。

上記の作業は、経理代行でも依頼できることがあります。記帳代行が経理代行と異なるのは、記帳に関する業務のみに特化しているという点です。経理代行は会計ソフトへの入力などを含む経理全般をアウトソーシングできるサービスですが、記帳代行サービスでは経理代行で依頼できる給与計算や請求書発行業務などは依頼できません。

記帳をアウトソーシングするメリットとデメリット

記帳業務は自社でもできる業務ではありますが、アウトソーシングすることでさまざまなメリットが得られます。その一方でいくつかのデメリットもあるため、記帳代行の利用を検討している場合はメリットとデメリット両方を理解しておきましょう。

アウトソーシングのメリット

記帳業務をアウトソーシングすると、主に以下に挙げるメリットが得られます。

記帳業務にかかる時間と手間を減らして本業に集中できる

記帳業務には、レシートや領収書の管理やデータの入力など細かい作業が多く発生するため、取り扱うデータが多くなるほど作業に時間と手間がかかってしまいます。記帳業務への負担が増えてしまうと、本業を圧迫する可能性もあるでしょう。

そこでアウトソーシングで記帳を依頼しておけば、必要書類を提出しておくだけで会計データの入力から帳簿作成までを行ってもらえるため、記帳にかかっていた負担を大幅に削減でき、本業に集中できるメリットがあります。

正確な記帳でミスをなくせる

経理や簿記の知識がない人が記帳業務を行っていると、ミスが発生しやすくなるものです。お金にかかわる業務なので、ミスが頻発していると後々作業がさらに増えてしまうこともあります。

記帳代行は記帳を専門としているため、正確な記帳ができます。しかも作業スピードも速いので、不慣れな人に記帳業務を担当してもらうよりも速く、しかも正確な作業でミスを減らせる点は大きなメリットです。

税務書類作成を依頼できる場合もある

税理士事務所、または税理士が在籍する記帳代行業者へアウトソーシングを依頼した場合に限りますが、記帳代行作業に加えて税務申告に必要な書類の作成も併せて依頼できます。もちろん記帳代行のみの依頼も可能なので、ニーズに合わせて依頼できます。

外注のデメリット

特に記帳業務が負担となっている企業や個人事業主にとって、記帳代行は上記のようなメリットがあります。しかし、以下に挙げるようにデメリットと感じられるポイントもあるので、デメリットも把握しておきましょう。

費用がかかる

すべてのアウトソーシングに言えることですが、外部へ業務を依頼するには必ず費用がかかります。あまり記帳業務にかかる時間が多くはない個人事業主や小規模事業者の場合、経理担当者を雇用する方が安く済む場合もあります。逆に、記帳業務が膨大な企業では、外注する方がコストを削減できることもあるでしょう。そのため、自社で必要な作業量や人件費に応じて外注を利用するのがおすすめです。

リアルタイムで業績を把握しにくい

記帳代行では、レシートや領収書などを依頼先に渡してから会計ソフトへの入力が開始となります。自社で記帳業務を行っていればすぐに入力ができ、データも確認できます。しかし、外注の場合はデータを反映させるまでにタイムラグが生じるため、業績をリアルタイムで把握しにくくなるデメリットがあります。

また、外部へ記帳業務を依頼することとなるため、自社で記帳を担当する人材がいなくなります。将来的にはアウトソーシングをやめて自社で処理をしようと考えていても、外注することにより記帳をはじめ経理に関するノウハウが蓄積されなくなる可能性がある点もデメリットとなるでしょう。

自社で記帳をするなら会計ソフトがおすすめ

もし作業量がさほど多くはない、または経理担当者がいる企業では、会計ソフトを活用した方が効率的になることもあります。会計ソフトはさまざまなタイプが販売されていますが、その中でも売上実績ナンバー1のソフトが、弥生会計オンラインシリーズです。

弥生会計を利用すれば日々の取引を記録していくだけで自動的に集計して決算書を作成してくれるので、記帳業務の負担を軽減できます。外注の費用が高額になる場合は、弥生会計の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

記帳業務を外注できる代行サービスは、記帳業務の負担が大きく本業へ支障をきたしている企業や正確に記帳をしたい個人事業主や企業にとって利便性の高いサービスです。コストがかかるなどのデメリットはありますが、記帳を手軽にするには会計ソフトを利用するという選択肢もあります。

事業を行う場合に必要不可欠な記帳業務を円滑に進めるには、今回ご紹介した記帳代行の情報を参考にしてみましょう。