太田 陽菜 
取引先や社外の人などとメールでやり取りするとき、返信を終えるタイミングがわからず不安になる人はいるでしょう。ビジネスメールのルールやマナーを知らないと、気づかないうちに相手に失礼な印象を与えてしまうかもしれません。
この記事では、社会人として知っておくべきビジネスメールの正しい返信を紹介します。お客さまからのメールに返信するべきか悩んでいる人や、相手に好印象を与えるメールの送り方を調べている人は参考にしてください。
ビジネスメールの返信はどこまで続ける？終わらせ方のマナー
ビジネスメールのやり取りを終わらせるのは、基本的に「メールを送った人」です。また要件をわかりやすく簡潔に伝えることを心がけ、冗長にならないように注意しましょう。
「メールを送った人」がやり取りを終わらせる
ビジネスメールを作成するときは、原則として「お願いごとをした人」「メールを送信した人」がやり取りを終わらせるのが一般的です。たとえば自分から取引先にメールを送った場合は、自分の返信でやり取りを終わらせます。一方、先方から依頼のメールが届いた場合、相手がやり取りを締めくくったら返信は必要ありません。相手に感謝の気持ちを伝えたいときなどは返信してもかまいませんが、冗長にならないように注意しましょう。
文末に注目！終わりの合図になる定型文・例文
やり取りを締めくくるときは「またこちらから連絡させていただきます」「引き続きよろしくお願いいたします」などの定型文が使われます。それらが文末に記載されているときは、返信を終わらせる合図だととらえてよいでしょう。
また締めの定型文は、自分がメールを終わらせるときにも使用できます。だらだらと不要なメールを続けないためにも、定型文のパターンを知っておくことが大切です。
- 引き続きよろしくお願いいたします
- 当日はどうぞよろしくお願いいたします
- 詳細が分かり次第、ご連絡いたします
- 何か不都合がありましたら、ご連絡いただければと思います
- またお目にかかれる機会を楽しみにしております
- この度は、誠にありがとうございました
「返信不要」のメールは状況に応じて返信を
ビジネスメールのなかには、「ご返信は不要です」「ご返信には及びません」などと記載されているものもあります。基本的にはやり取りを終わらせてかまいませんが、メールを送信したのがこちら側である場合、念のため一言返信を送るのが望ましいでしょう。返信不要の文章は、相手へ手間をかけさせないように配慮して書かれるため、返信を禁止するニュアンスではないからです。
返信不要のメールに返信する場合は「お気遣いいただきありがとうございます」「承知いたしました」など、長すぎない文章を送るとよいでしょう。話を続けすぎると文言を読んでいないと思われる可能性があるため、簡潔な言い回しがベターです。
お礼メールへの返信は一往復まで
メールを締めくくる定型文として「この度はありがとうございました」といったお礼の言葉が使われている場合、返信の必要はありません。しかし、打ち合わせや会食、贈り物などへのお礼のメールが届いた場合は必ず返信が必要です。「今後とも御社と良好な関係を築きたい」という気持ちの表れであるため、丁寧で心のこもった返信を素早く送ることを心がけましょう。基本的には相手がメールを締めくくるため、返信は一度まででかまいません。
判断に迷ったら返信するのが吉
基本的には先述したルールに従っていれば、相手に失礼な印象を与えることは少ないでしょう。とはいえ相手との関係性や内容などによっては、どこまで返信をするべきか判断が難しい場面もあるはずです。
メールを返信するか迷った場合は、とりあえず返信を送るのも解決策の1つです。内容をきちんと確認した旨や連絡をくれたことへのお礼などであれば、メールを受け取って嫌な気持ちになる人はいないでしょう。むしろかえって誠実な印象を与えられる可能性もあるため、「返信をしないと無愛想かも」「配慮がないと思われないか」と悩む場合は、短い文章でも一言返信を入れておくのがベターです。
ほかにもある！ビジネスメールの作成で知っておくべき基本ルール
ほかにも、ビジネスメールの作成で知っておくべきルールはあります。下記ではメールを送る時間や件名、引用など、ビジネスメールの基本的なマナーをまとめました。
時間に注意！深夜・早朝・休日は控える
ビジネスメールはなるべく相手の業務時間中に送ることを心がけ、深夜や早朝、休日などは避けるのがよいでしょう。業務用のパソコンやタブレットなどでメールを管理する人もいますが、なかには自分のスマートフォンに通知を入れたり、業務アプリをダウンロードしている人もいます。業務時間外の連絡は、相手に精神的な負担をかけマイナスな印象を与えてしまう可能性があるため注意が必要です。
とはいえ緊急性の高いトラブルが発生した場合など、やむを得ない事情がある場合は業務時間外にメールを送ってもかまいません。「業務時間外に失礼いたします」「夜分遅くに申し訳ございません」など冒頭にお詫びの文言を入れ、急ぎの連絡である旨を端的に説明しましょう。
件名は変更しない・「Re:」を消さない
ビジネスメールに返信するときは、基本的に件名を変更しないのがベターです。件名にはメールの要件が記載されているため、変更すると「どのような内容のメールを送ったか」「過去にどのようなやり取りをしたか」などがひと目で確認できなくなってしまいます。また返信メールの件名に追加される「Re:」も消さずに残しておくとよいでしょう。
その日のうちに返信を！1日1回はメール確認をする
1日1回はメールを確認する習慣を付け、24時間以内の返信を心がけましょう。ビジネスではメールの返信スピードを重視する人も多く、素早い返信が評価につながることもあります。2～3日経っても返信がないと相手に不信感を与えたり、会社の印象を悪くしたりする可能性もあるため、なるべく早めにレスポンスを返すことが大切です。
とはいえ添付ファイルの確認に時間がかかったり、すぐに返答できない複雑な問題を扱ったりと、回答に時間がかかるケースもあります。そのような場合は「内容を確認し、～日までにご連絡いたします」「社内で検討し改めて回答いたします」など、取り急ぎメールを確認した旨を返信しましょう。
催促メールは期日の翌日または2～3営業日
「メールを送ったものの返信が来ない」「催促メールを送ってもよいものか」と悩む人は多くいます。あらかじめ返信の期日を設定している場合は、期日の翌営業日の午前中を目安に催促メールを送るとよいでしょう。
期日を設定していない場合は、メールを送ってから2～3営業日ほどが目安となります。連絡をした翌日など、催促メールのタイミングが早すぎると相手を急かしてしまい、印象が悪くなる恐れがあるため注意が必要です。
またそもそもメールが送信できていなかったり、伝え方が分かりづらかったりと自分の不手際が原因で返信が来ないケースもあります。まずは送信したメールを見直し、ミスがなかったかどうかを確認したうえで誠意のある催促メールを作成することが大切です。
引用返信・インライン返信を活用する
ひとつのメールで複数の話題を扱うときは、引用返信を活用しましょう。淡々と回答を述べるだけではどの話題について回答しているのかが分かりづらく、認識の行き違いが起こる可能性があるからです。
引用返信の方法は、相手のメールから該当する部分をコピーし、本文に貼り付けてから返答を記述するだけでOKです。「インライン返信」とも呼ばれており、「引用にて失礼いたします」「インラインにて回答させていただきます」などと一言添えるケースもあります。
