クライアントに納品をしてOKをもらえたら、次のステップは請求書の作成です。請求書はビジネスではよく利用される書類ですが、いざ自分で作ってみようと思うと何を記載しなければならないのか悩んでしまいますよね。

ここではMicrosoft社の表計算ソフト「Excel（エクセル）」を利用した請求書を例に、必要な項目と作り方を説明していきます。

請求書の役割とは？

請求書はクライアントにいくら支払って欲しいかを伝えるための書類です。請求書を受け取ったクライアントは内容を確認し、問題がなければ支払いを行います。

税務上では請求書は必須です。クライアントとの認識のズレや互いの計算ミスなどを早い段階で発見したり、トラブルに発展した場合はやり取りの経緯を残しておくことができます。

クライアントとのやり取りでは請求書は必須でなくても、税務の面からみると、保存が義務付けられています。フリーランスなど個人事業主が青色申告や白色申告をした場合は、5年間の保存期間とされています。

また、昨今ではフリーランス向けのコロナ支援金や補助金が政府からもらえる場合があります。その申請時には、確定申告や決算書を提出することになりますが、詳しい資料を求められた時に請求書をしっかりと保存できていれば、取引実績を証明しやすくなります。

クラウド請求書・見積書・納品書管理サービス Misoca（みそか）

請求書の作り方

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【初めに】エクセルの基本

エクセルは、セルというボックスからなる表計算ソフトです。このセルに数字や文字を入力して、計算結果を出したりリストを作ったりします。

大原則として、１つのセルに１つの情報が基本で、これを守らないと計算がうまくいかなかったり、表示されなかったりすることがあるので注意しましょう。

①タイトルと管理番号

• タイトル
  なんのための書類かを明確にするために１行目に「御請求書」と入れましょう。タイトルはA1～G1までのセルを「セルの結合」で連結させ、中央にタイトルが来るように配置しました。経理担当者は似たような書面を大量に処理するので、分かりにくいと処理が漏れてしまうこともあります。
  
• 管理番号
  自分が管理しやすいものにしましょう。パソコンのファイル並び替えで時系列など並び替えができるように、「2022（年度）0001（通し番号）」など規則性のある番号がオススメです。他の書類の通し番号とかぶらないよう、ナンバーの頭に「請求書ならS」と決めてつけておくのも良いですね。
  
• 請求日
  支払いの締め日またはクライアントに提出する日のどちらかです。これは相手方の経理処理の都合によりますので、あらかじめ確認すると二度手間にならずに済むでしょう。
  
• 登録番号
  2023年10月に施行される「インボイス制度」で必要な情報です。自分が仕入税額控除を行える課税事業であることを相手に伝えるために記載します。登録番号を取得していない場合は必要ありませんが、登録を受けているのであれば記載する欄を作っておきましょう。

②件名・請求金額・支払条件

• 件名
  どの案件についての請求書か分かりやすくするために記載します。とくに品名・摘要が細かくなってしまい全体像がつかみにくいと、「なんの件についての請求だっけ？」とクライアントが混乱してしまいかねません。
  
• 請求金額
  クライアントが実際に振り込む金額が表示されるようになっています。
  ④内訳の「合計（税込）」から引用していますので、自動で表示されます。
  一目で請求金額がわかるように、上の方に大きく記載しておきましょう。
  
• 支払条件
  「月末締め翌月払い」のように基本ルールを記載しておきます。取引によっては◯月◯日と個別に指定する場合もあります。法律上、期限は重要な意味を持つので「10日頃まで」のようなあやふやな表現は厳禁です。

③作成者の情報

屋号、社名、代表者名、連絡先を記載します。
法律上、押印はあってもなくても書面は有効ですが、振込金額の改ざん防止のためにも押印があった方がよいでしょう。オンライン上で完結させる場合には、「電子印鑑」というデータ化されたセキュリティの高い印鑑を用いることもあります。

④内訳

品目・摘要、数量、単価、金額についてはクライアント側に内訳や計算方法が分かるように、具体的に書きましょう。消費税は軽減税率対象であるか、源泉徴収対象の業務であるかといった適用される税法を記載します。

インボイス制度に対応のためにも税率ごとに合計できるようなフォーマットを作っておくとよいでしょう。

図のように関数で「端数処理」や消費費税を分けて計算する計算式をいれておけば、最初は手間に思うかもしれませんがその後の計算ミスをぐっと減らせるはずです。

⑤振込先

銀行名、支店名、預金種別、口座番号、口座名義（カタカナ）を記載します。
クライアントがインターネットバンキングを使う場合、支店番号の入力が必要な場合がありますので、支店名には支店番号も併記すると親切でしょう。

まとめ

請求書は自分とクライアントで支払金額を事前に確認し、トラブルが起きたときには証拠としても役に立ちます。請求書を作るコツは「もし自分がこの請求書をもらった時にチェックや経理処理が悩まずにスムーズにできるか」です。

インボイス制度が施行されたとしても請求書の作り方や項目は大きく変わりません。しっかりとした請求書はクライアントの安心と信頼が増す効果もあります。

よろしければ下記から雛形がダウンロードできますのでお使いください。

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