昨今ではオンライン会議は利便性が高いため、仕事の手段として一般的になってきました。
そこで、「在宅でオンライン会議を行う場合だと、対面と何が違うのか？」というと、疑問がわいてきます。

基本的なビジネスマナーは対面会議と大きくは変わりませんが、オンライン特有のトラブルが起こる場合があります。
トラブルは事前に予測していれば、ある程度は防げるので、そんなオンライン会議ならではの注意点や環境整備について解説していきます。

当日までの準備

下準備

日程調整を行い、質問事項を整理する、といった下準備は通常の会議と同様です。

会議時間

在宅でオンライン会議をする場合はネットワーク環境や機材トラブルなどが理由で長引く可能性があるので、対面で30分の会議であれば、所要時間を50%上乗せして60分で相手にお願いしましょう。

招待URLの送付

ZoomやGoogle Meet、Skypeなどのウェブ会議ツールを利用することになるので、会議日時に使用するオンライン会議のURLを会議相手に送付します。
ここで迷ってしまうのは、オンライン会議のURLをどちらが発行するか！？という問題です。
一般的には、仕事を受ける『受注者側』が気をきかせてURLを発行すると、取引先への印象が良いでしょう。しかし、発注者側が気をきかせて「URLを発行しておきますね」と言ってくれた場合は遠慮なくお言葉に甘えましょう。（※毎回URLを発行してもらえるのが当たり前と思わないように注意してください）

オンライン環境を整備する

ネットワーク環境

会議中に映像や音声が途切れると、コミュニケーションに支障が出ます。通信環境は制限付きのモバイル通信やコンセントを指すだけのwifi機器は避けましょう。光回線のwifiなら通信環境が安定しています。

機材

オンライン会議ではPCはもちろん、カメラとマイク、スピーカーが最低限必要です。
PCにはマイクやカメラが搭載されているものもありますが、よりはっきり音声のためにヘッドセットを使用しましょう。

また、カメラやマイク、スピーカーがきちんと機能しているか事前に確認しましょう。

当日いきなり使おうとするとトラブルが起こる可能性があります。家族や友人などとテストして、正常に動作することを確認しておきましょう。

場所

自宅でオンライン会議を行う場合、家族が同居しているなら、なるべく個室で行いましょう。

個室がなくリビングなどで行う場合は、可能なら家族に「〇時まで部屋に入らないでほしい」とお願いしましょう。体験談ですが、お子様の泣き声で会議が聞こえない…という方も過去にいました。可能であれば、会議の時間帯だけ、保育園などに預けておくと良いでしょう。

また、カメラで背景が映り込んでも差し障りがない壁を背面にすることで、お互い会議に集中できます。
布団やタンスなど、日常感を出さないように気をつけましょう。ただしアプリによっては背景を選べたりするので、事前に設定をするとよいでしょう。

ツール

オンラインコミュニケーションツールは、さまざまなツールで実行できます。無料で利用できるツールは
※「Zoom」、Googleの「Google Meet」、Skypeの「Meet Now」などです。

また、相手が大きな企業等に属している場合、独自のオンラインシステムを構築している場合があるので、その場合は先方の指示に従いましょう。

※一部有料機能あり

オンライン会議 当日の注意

身だしなみを整える

自宅で行うとはいえ、失礼のないよう通常の会議と同じように身だしなみを整えましょう。服装はもちろん、髪やひげなど細かいところにも気を配ってください。パジャマや部屋着でそのまま会議を始めないように気をつけてください。

音声録音する場合は事前に許可を得る

通常の対面会議と同様に、必ず最初に相手に録音の許可を得ましょう。
Zoomでは録画を始める際に、ミーティングの参加者に通知されます。

資料が事前に必要な場合は提供してもらう

会議当日に渡したい資料があれば、事前に共有しておくと良いでしょう。
当日、『画面共有がうまくいかない』というトラブルがあった時に事前に送っておけば、会議がスムーズに進みます。

終わったら確認事項とお礼のメールを送る

会議が終わったら会議内容の確認などの意味でお礼のメールをお送りします。
これをやることによって、お互いが後から会議内容を確認できます。

トラブルになりやすいケース

オンライン会議アプリに入れない

「ミーティングに入れない」、「電波がつながらない」など、先方の機材トラブルなのかこちらのトラブルなのかわからない、という事態は意外に発生します。

その場合は焦らずに2～3分試行して、つながらないようならば最初に送ったURLに固執せず、改めて会議用のURLを再度取得して招待しましょう。

1対1の会議の場合は、「機材同士の相性があるかもしれませんね」というように伝えて、電話での会議に切り替える選択もあります。

映像・音声を無断で録画・録音して怒られた

個人情報であり、肖像権の侵害になってしまうので、絶対に相手に許可を取らずに録画・録音しないようにしましょう。

滅多に断られることはありませんが、「録音（録画）は使用後、責任を持って削除しておきます」とお伝えすると安心していただけます。

途中でフリーズした

PCのスペックや使用環境によっては、画面がフリーズする、オンライン会議アプリが落ちるなどの現象が起こる場合があります。

しかし音声さえつながっていれば、映像はつながらなくても会議に支障はありません。どうしても映像がつながらない場合は、臨機応変に会議を続行するのもありです。

こうしたトラブルに備えて、確実につながる電話番号やLINEのアカウントなど、他の連絡先を確保しておくことをおすすめします。

複数人の会話中にミュートにしてなかった

複数人のオンライン会議では、主に話す人以外は音声をミュートにしましょう。
「あ〜！なるほど〜」とうなずく声が相手の声を妨げる原因となり、意図せずに邪魔をしてしまうことになります。また、自分が話し始める時はミュートを外して音声がしっかり出るように気をつけましょう。
力説しているのに音声がミュートになってた…という場合は、1度なら笑って済まされますが、繰り返さないように気をつけましょう。

オンライン会議アプリの利用制限時間が切れた

オンライン会議だと、相手とのコミュニケーションが長引く傾向にあります。
使用するアプリによって臨機応変に準備しましょう。

Zoom

Zoomには無料プランと有料プランがあり、無料プランだと40分までという時間制限がかかります。以前までは2名までの会議なら無制限でしたが2022年5月から仕様が変更になり、2名の会議も40分の時間制限付きになりました。残り10分になった時点で画面上に時間制限の通知が出て、40分を超えると自動的にミーティングが終了します。

Google Meet

1対1の会議の場合は最大24時間までとなっています。個人の Google アカウントでミーティングには最大100人です。

3名以上の場合、最大60分で、55分が経過すると通話が終了間際である旨の通知が参加者全員に送られます。

Meet Now

Skypeのサービスで、一度に利用できる参加可能人数の上限は100人です。

取得したURLは有効期限がなく、何度でも使用することができます。

時間制限のあるツールを使用している場合は、時間制限の通知が来た時点で「今日は複数参加なのでミーシングが〇〇分で一度切れます。切れたらすぐに私の方から新しいURLを取得してお送りします」とお知らせしましょう。

時間になっても相手がアクセスしてこなかった

まれに、「会議の前の予定が押した」、「期日を失念した」、などの理由で相手が予定通り会議に参加してこない場合があります。まずは、相手が入室許可を求めてくるのを待ちましょう。

予定時間を10分経過

一度相手にお知らせする意味で「すでにスタンバイしております。ご不明な点がありましたらご連絡ください」などのようにメールを送信しましょう。

予定時間を30分経過

「お忙しいようであれば日を改めることも可能ですので、ご連絡ください」というようなメッセージをお送りしてご連絡を待ちます。

会議相手が直前まで何かの会議に参加されている、等の事情がなければ、電話連絡をするのが一番確実です。 それでも連絡がつかないようでしたら中止し、再度日時をセッティングしましょう。