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体調が優れないため、仕事をお休みする時は勤務先への連絡が必須です。急な欠勤時は電話で連絡をするケースもありますが、急すぎると気まずいからメールやメッセージで欠勤連絡をしたくなりますよね。
今回は、そんな方のために体調不良で欠勤するときにメールで連絡するためのポイントや注意点、例文をご紹介します。
体調不良による欠勤の連絡はメールでも大丈夫？
ビジネスマナー上、緊急性の高い連絡は電話で行うのが基本です。体調不良の欠勤連絡も緊急連絡にあたるため、本来は電話で連絡するべきです。しかし、体調が悪く電話で話すのが厳しいときなどは、メールでの連絡も可能です。企業によっては、欠勤時の連絡をメールやLINE、チャットツールで許可していることもあるので、勤務先に応じて適した連絡手段を使うといいでしょう。
何日も休みが必要な場合は可能であれば初日は電話連絡を行い、翌日以降も欠勤する場合はメールを使う、というのが望ましいでしょう。
メールで欠勤連絡をする際のポイント
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メールで欠勤連絡をするには、メールを作成する際に押さえておきたいポイントがあります。欠勤中でもできる限り業務に支障をきたすことがないよう、欠勤連絡で必要事項を会社へ伝えましょう。
始業前に送信する
電話での欠勤連絡でも同様ですが、メールでの欠勤連絡も必ず始業時間前までに届くように送信しましょう。始業時間後に送ってしまうと、単なる遅刻や無断欠勤扱いとなってしまう可能性があります。
また、欠勤連絡メールはできるだけ早いタイミングで送るべきです。始業時間前だったとしても、始業時間ギリギリのタイミングでは相手に失礼になってしまうため、遅くても始業時間の15分前には届くように送信しておくべきです。
件名はわかりやすく
ビジネスでメールを使用する際と同じように、欠勤連絡メールも件名には要件をわかりやすく書き、必要であれば氏名も併記します。できるだけメールを開封した人がひと目で要件がわかるよう、欠勤する旨も忘れずに件名に組み込みましょう。
体調不良での欠勤は自己都合での欠勤となるので、「休みます」と断定的に書くよりも、「休みたい」という意味合いの文章にして欠勤の承諾を得るように書くのもポイントです。
体調と療養期間を伝える
ただ単に「体調が悪い」とだけ書くよりも、具体的な体調不良の理由や症状を書きましょう。こうすることで、読む側にある程度状態を把握して復帰の目処をつけてもらい、スケジュール調整などをしてもらえるからです。すでに病院で医師の診察を受けて回復する見通しが判明している場合は、その旨も伝えましょう。
もし長期欠勤が見込まれる場合は、他の社員の業務の調整などが発生することとなるので、その情報もメールで共有する必要があります。
引き継ぎ事項がある場合は情報共有する
急な欠勤は仕事に穴を開けてしまうこととなるため、場合によっては社内の誰かに自分の業務を引き継いでもらわなければなりません。自分の不在時に代わりに業務を行ってもらうためには、引き継ぎ事項を必ず欠勤連絡メールに記載して共有しておきましょう。
取引先との会議や打ち合わせを休む際、当日中に行わなければならない業務がある場合は取引先の連絡先や必要な資料なども送付し、代理で連絡をしてもらうように依頼しておくことも必要です。体調不良時に負担となる可能性がありますが、できれば業務を引き継ぐ社員へも別途メールで連絡をしておくと、穴を開けたことで起こり得るトラブルの防止となります。
メールでの欠勤連絡の例文
実際に欠勤の連絡をする際に書く、上司宛てと業務の引き継ぎを依頼した同僚宛て2種類の欠勤連絡メールの例文をご紹介します。
上司への欠勤連絡メール例文
件名：体調不良による欠勤のご連絡
○○部 〇〇部長
おはようございます。○○部の（自分の氏名）です。
昨晩から頭痛と発熱があり体調がすぐれないため、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか。
なお、本日予定していた△△社との打ち合わせにつきましては、（依頼を請け負った人の氏名）さんに引き継ぎをお願いしております。
本日午前中に診察結果が判明次第、ご連絡差し上げます。
○○部の皆様にはご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
○○部 （自分の氏名）
同僚へ欠勤の依頼とともに引き継ぎ依頼をする際のメール例文
件名：体調不良による欠勤のため業務の引き継ぎをお願いします
○○部 〇〇さん
おはようございます。○○部の（自分の氏名）です。
昨晩から体調不良が続いており、本日出勤できない状態のため、大変申し訳ないのですが本日はお休みをいただきます。
本日、14時より△△社との打ち合わせが予定されているため、以下の業務の引き継ぎをお願いします。
・△△社打ち合わせ資料作成
・△△社向け提案資料の準備
上記資料のファイルは私の共有フォルダ内に格納されていますので、それを参考に進めていただけますでしょうか。
お手間を取らせてしまい恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
〇〇部 （自分の氏名）
欠勤連絡メールを書くときの注意点
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欠勤連絡のメールは、体調不良の内容や欠勤日数などが異なるものの、多くのケースでは上記の例文を活用して作成できます。しかし、電話とは異なる連絡手段となるので、相手への配慮を払うことを意識しつつ以下の点に注意してメールを書きましょう。
周囲への配慮と謝罪の気持ちを伝える
会社を欠勤すると、業務が滞ったり上司や同僚など周囲の人に負担をかけたりする可能性があります。電話での欠勤連絡であれば直接会社の人と話ができるので、申し訳ない気持ちや謝罪を声に乗せて伝えられますが、メールのみでの連絡ではそれが不可能です。必要事項を書いたのみのメールは冷たい印象がある上、配慮が足りない印象を与えかねません。
そのため、欠勤連絡メールには欠勤する旨を書くだけではなく、迷惑をかけてしまうことに対する謝罪の気持ちを一言書いておき、同時に申し訳ない気持ちを表すために周囲へ配慮する言葉も併せて書いておきましょう。
欠勤理由は正直に書く
欠勤連絡のメールには欠勤理由を必ず書くべきですが、「体調不良」のみでは情報が不足しています。どのような症状が出ているかなど、詳しく自分の症状を書きましょう。ただし、あまり長々と病状を書いてしまうと情報過多で読みづらいメールとなってしまうので注意が必要です。病状を説明する際は具体的かつ簡潔に、必要な情報のみを書くことを意識しましょう。
前述の通り、欠勤連絡メールでは療養期間の見込みも書くべき要素の1つです。医療機関で受診する予定がある場合はその旨も書き添えておき、おおよその療養期間が判明した時点で再度連絡すると書いておきましょう。
まとめ
会社勤務を続けていると、体調を崩して出勤できなくなる事態が起こり得ます。病気などによる体調不良は自分ではどうにもならないことなので欠勤は仕方ありませんが、欠勤で穴を開けてしまった会社側に迷惑をかけることなく療養をするためには、きちんと必要事項を伝えられる欠勤連絡メールの作成が重要です。
体調不良時にメールを作成することは負担となることもあるでしょうが、上司や同僚、後輩への気配りの気持ちや配慮を忘れずに連絡ができれば、今後の仕事を円滑に進められるでしょう。
