ビジネスをする上で、書類や物品を送付する作業が発生することは少なくありません。そのような場合、書類や物品のみを相手へ送りつけることは失礼にあたるため、必ず送付状を同封するのがマナーです。

今回は、ビジネスマナーとして知っておきたい送付状の基本と書き方に加えて、内容を差し替えるだけで使える送付状のテンプレートをご紹介します。

送付状の役割とは？

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送付状とは、「カバーレター」「添え状」「送り状」とも呼ばれることがある、書類や物品を送付する際に同封する文書です。ビジネスシーンでは、履歴書などの応募書類、取引先への書類や物品のみを送るのではなく、送付状も同封するのがマナーです。

送付状の役割は、大きく分けて2つあります。1つは、挨拶としての役割です。送付状がないと、いきなり履歴書などの重要書類だけが送りつけられてしまい、送付先に対して失礼にあたってしまいます。実際に書類や物品を持参して訪問する場合は口頭で挨拶をしますが、送付の場合は挨拶ができません。送付状は、その挨拶の代わりとなる文書なのです。

もう1つの送付状の役割は、送付したものを知らせるということです。送付先によっては、多数の郵便物を受け取ることがあります。送付状を同封して内容を知らせておけば、中身をすべてチェックすることなく受け取ったものを把握できるので、相手への配慮という意味でも送付状が必要となります。

送付状が必要なシーン

送付状の同封は、ビジネスシーンにおけるマナーです。業務上送付が必要な書類や物品以外に、履歴書や職務経歴書などの就職・転職時の応募書類の送付時にも送付状の同封が必要です。また、FAX送信時も郵送・配送時と同様に送付状を添付して送信するのがマナーとなっています。

送付状はあくまでも書類など送る際に添付するものなので、直接相手へ持参する場合は口頭での挨拶ができるため不要です。また、メールで書類などを添付して送信する場合も、メールの本文で送付状と同様の内容を記載できるので、送付状を別途作成する必要はありません。

送付状に書くべき基本的な項目

送付状の書き方には特に決まりがありませんが、記載するべき項目はある程度決まっています。そこで、送付状に書くべき基本的な項目について解説します。

日付

送付状の最上段右側に、年月日を記載します。和暦・西暦どちらで書いても問題ありません。日付は送付状を作成した日ではなく、送付する日に設定します。同封する書類にも日付が記載されている場合は、書類と同じ日付で作成しましょう。

ただし、必ずしも同封の文書と同じ日付にしなければならないわけではなく、見積書や請求書などの発行した日付が重要な書類を送付する場合は、送付状の日付と合わなくても問題ありません。

宛先

日付の1段下に、送付先の企業名と担当者名を左寄せで記載します。会社名は省略せず正式名称で、会社名のみの場合は「御中」、氏名も記載する場合は氏名の方に「様」と敬称を忘れずに付けましょう。

差出人の情報

書類作成・送付者の住所と氏名は、宛先の1段下に右寄せで記載します。郵便番号と住所、氏名、電話番号が必要です。会社の担当者として送る場合は、部署名や役職も記載しましょう。請求書などでは、この部分に会社印や担当者の印を押しますが、送付状には押印は必要ありません。

頭語・結語、挨拶文

頭語とは手紙の冒頭に書く挨拶、結語とは結びの言葉です。手紙は頭語で始まり結語で終わるとされており、頭語と結語の組み合わせも決まっています。送付状では、頭語に「拝啓」、結語に「敬具」の組み合わせを使うのが一般的です。

挨拶文は、必ず頭語の後に1文字スペースを開けて書きます。挨拶文は必ず書くべき文章が決められてはいませんが、以下のように相手の活躍や繁栄を願った内容で書く慣習があります。

・時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
・貴社におかれましては益々のご清栄のこととお慶び申し上げます。

これらの挨拶文の前に季語を入れる方法もありますが、季語は季節によって変える必要が出てくる点に注意しましょう。

本文

送付したものの内容を書きます。長々しい説明をする必要はなく、わかりやすい文章を書きましょう。履歴書送付の際の送付状には、本文に自己PRを書くことがありますが、別の書類に自己PRが書かれているはずなので、送付状に書かなくても問題はありません。

記書き・送付内容

記書きとは伝えたい内容を箇条書きに記す際に使う書き方で、中央に「記」と書いた後、必ず「以上」で締めます。こちらも、送付内容はわかりやすい箇条書きのみで記します。

送付状作成・発送する際の注意点

送付状を書く際は、いくつかの注意点があります。送付方法と併せて、以下でご紹介するポイントを押さえておきましょう。

送付状の本文は簡潔に

送付状は送付物をわかりやすく説明する文書なので、余計なことを長々と書かないように注意が必要です。手書きする際は縦書きで、読みやすさを重視して丁寧に、誤字脱字がないように書きましょう。

また、長すぎる送付状は好ましくないため、必ず用紙1枚で作成するのも注意すべき点です。送付する書類の数が多く記書きが1枚に収まりきらない場合は、1枚目に「別紙をご参照ください」などと書き、2枚めに送付する書類に内容をまとめて書きましょう。

送付状の内容と同封するものが合っているかチェック

送付状を入れたにもかかわらず、同封された書類などの内容が記書きと合っていなければ、送付状の意味がありません。発送する前に、必ず書類の数や種類と送付状の記書きの内容が合っているかどうかを確認しましょう。

送付状は必ず1枚目に添える

送付状は送付内容を相手にいち早く伝える役割があるので、書類とともに送る場合は開封してすぐ目につく1枚目に封入します。2枚目以降の書類の順番も、記書きに記した順番で揃えておくのも注意すべきポイントです。

そのまま使える送付状テンプレート

送付状は、必要なことのみを簡潔に伝える内容で作成しなければなりません。そこで、宛先や差出人、記書きなどを差し替えるだけで使える、書類送付用と履歴書送付用2種類のテンプレートをご用意しました。ぜひ活用してみてください。

まとめ

オフィス勤務の方はもちろん、フリーランスや副業でダブルワークをしている方でも、請求書や契約書を送付する機会が出てくるものです。その際の送付状の書き方やマナーはビジネスマナーとして知っておきたいところです。

書類などを送るときは、今回ご紹介した書き方や注意点を参考に、テンプレートを使って送付状を作成してみましょう