ビジネス上での会話やメール、書類のほか、日常生活でも見かける機会がある表現の1つに、「お知りおきください」があります。日常的には使うことが多くはないため、正しい意味や使い方に迷ってしまう方も多いかもしれません。

今回は、「お知りおきください」の意味や使う際の注意点、メールで使える例文などをご紹介します。

「お知りおきください」の意味は？正しい日本語？

「お知りおきください」とは、相手に対して何かを心に留めておいてもらいたいときや覚えておいてもらいたいときに使う、「覚えておいてください」を丁寧にした表現です。「知りおく」という表現はあまり一般的ではないため、正しい日本語ではないと思われがちです。しかし、「知り置く」は「了承しておく」「知って覚えておく」という意味を持つ、正しい日本語の1つです。この表現を分解すると、「知り置く」に、丁寧語の接頭語である「お」とお願いを意味する「ください」から成ります。

「お知りおきください」はビジネスにおける会話で使用されるケースもあるほか、お知らせや注意事項などメールや文書にも書かれることがあります。一対一で伝えるときに使えるほか、複数名や不特定多数を対象にした内容でも使用できます。

雛形として使える「お知りおきください」の例文

「お知りおきください」は、ビジネスでも使用する機会がある表現です。複数名や不特定多数にも使用できる表現なので、その他にも多くの人が集まる場でも使えます。具体的にどのような場合に使えるのか、主な例文をご紹介します。

・こちらの書類の締切は○月○日○時までとなりますので、お知りおきください。
「お知りおきください」を複数名や不特定多数に対してのお知らせで使う際の例文です。会社や部署ごとの一斉メールや貼り紙など、周知してもらいたいことや注意事項を知らせるときに使えます。

・18時以降、○○の利用が不可能となります。お知りおきください。
このように、マンションやビル内でエレベーターが停止する際の注意事項など、ビジネスに限らず多くの人を対象とした注意書きでも使われることがあります。

・最終日の閉店時間は1時間繰り上がり17時となりますので、お知りおきいただけますと幸いです。
覚えておいてもらいたい点をより丁寧に表現したい場合は、「ください」をより丁寧に言い換えることもできます。

「お知りおきください」を使う際の注意点

連絡事項や忘れてもらいたくないことを覚えてもらいたいときに、「お知りおきください」は活用できる表現です。会話で使用することもあれば、メールや文書でも使用できるなど、使用範囲が広い表現ではありますが、場合によってはこの表現を使うと良い印象を与えないこともあり得ます。

特定の相手に使う場合は要注意

「お知りおきください」は一対一にも、複数名や不特定多数にも使用できる表現です。しかし、注意したいのが特定の相手に向けて使用するときです。丁寧語ではありますが、「お知りおきください」を目上の人、または取引先などの人に一対一で使用すると、場合によっては一方的で上から目線に感じられてしまうこともあります。また、初対面の人に対して使うことも、失礼にあたることがあるため要注意です。

このように、「お知りおきください」は使う相手を選ぶ表現といえるため、複数名や不特定多数を対象とする際、または同僚や部下に使う方が無難です。初めて会う取引先の人や上司などに一対一で使うことは避け、以下でご紹介する言い換え表現を使うといいでしょう。

断定を避けて使用する

前述の通り、「お知りおきください」という表現には上から目線のニュアンスが含まれています。これは語尾が断定的であるため、指示をしているような印象を与えることも一因です。

「お知りおきください」を断定的なニュアンスを避けて柔らかく伝えたいときは、語尾を変えて断定を避けるのも1つの方法です。例えば、「お知りおき願います」のように語尾の「ください」を別の言葉に置き換えると、断定的な印象を避けられるでしょう。

「お知りおきください」の言い換え表現と使用例

上記のように、「お知りおきください」は使う相手によっては失礼な表現と取られてしまいかねません。同じような内容を失礼がないように伝えるには、言い換え表現を覚えておくと便利です。

「お見知りおきください」

この表現は、初めて会った人に対してよく使用されます。自分の顔や名前を心に留めておいてほしい、覚えておいてもらいたいという意図を丁寧に伝える意味を持ちます。自分自身に対して使用するほかに、自分が知人や上司・部下などを紹介する際にも、紹介する相手に対して使うことがあります。

使用例：
こちらが後任の○○です。お見知りおきください。

「お含みおきください」

心に留めておいてもらいたい、理解してもらいたいときに使う表現です。「含みおく」とは、「心に留める」という意味を持つ尊敬語なので、「お知りおきください」とは異なり上司など目上の人や取引先の相手などに使用しても失礼にはあたりません。

前もって理解しておいてほしい、把握してもらいたい事項を伝える際に使える表現です。

使用例：
弊社の夏季休業期間は8月11～15日となります。期間中はご不便をおかけいたしますが、お含みおきいただけますようお願い申し上げます。

「ご承知おきください」

あらかじめ知っておいてもらいたい、理解しておいてもらいたいことを伝える際に使用する、「承知する」を丁寧にした表現です。知ってもらうのみではなく、事前に理解してもらいたい意味合いがあるので、「お知りおきください」よりも少々強いお願いの意味が含まれています。

使用例：
本申込書の受付期限は○月○日ですので、ご承知おきください。

正しい表現を使って働こう

フリーランスとして働いている人、起業したい人にとっても、取引先とのコミュニケーションでは正しい表現を使うことが求められます。1人のみで働くことが多いことから、誤った表現を使い続けてしまうこともありがちです。特に、今回取り上げた「お知りおきください」は、使い方を誤ると失礼な表現になりかねません。

現在は、直接人と会わずにメールやオンラインのみでのコミュニケーションも増えています。そのような中では、正しい言葉を使うことはビジネススキルの高い人材と判断してもらえることもあり、自分自身のスキルを上げられることが期待できます。

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まとめ

普段の生活で使うことが少ない言葉や表現は、ビジネスで使うときに正しいかどうか迷ってしまいがちです。「お知りおきください」も迷ってしまいがちな表現なので、今回ご紹介した情報を参考に正しい相手に正しく使うことで、ビジネスマナーを守って使えます。

正しい言葉や表現をマスターして、ビジネススキルアップに活かしてみましょう。