フリーランスとして業務をしていると、さまざまな場面で経費が発生します。この経費には多くの種類があり、用途によっては経費として取り扱われないこともあります。そこで今回は、フリーランスの経費の取り扱い方について解説します。

そもそも「経費」とは？

経費とは、事業の運営や業務を進めるためにかかった費用です。会社だけではなく、個人で事業を営むフリーランスでも、経費の計上はできます。さまざまな費用が経費として計上できますが、当然ながら何でも経費として計上できるわけではなく、あくまでも事業にかかわる費用のみが、経費として取り扱われます。

経費として計上できるかどうかの基準があるため、経費に該当しない費用まで経費として計上してしまうと税務署から指摘を受けることもあり、最悪の場合脱税と判断されて加算税が課されてしまいます。そのため、経費を計上する際は正しい内容で行う必要があります。

フリーランスが知っておきたい「家事按分」

フリーランスは企業のようにオフィスを構えることなく、自宅をオフィスや仕事場として使用しているケースも多いのではないでしょうか。オフィスを構えている場合、オフィス運営に関わる家賃や光熱費などは経費として計上できます。自宅をオフィスや仕事場として使用している場合、家賃や光熱費は自宅として使用する分と事業用で分けることが困難です。そんなときに行うのが、「家事按分」です。

家事按分とは、自宅で業務を行う個人事業主やフリーランスが使用する家賃や光熱費の一部を事業にかかる費用として算出することです。家事按分を適用することにより、プライベートと事業で分けることが困難な費用を経費として計上できるよういなります。

家事按分として計上できる項目と計算方法

家事按分として計上できる経費の種類と計算方法は、主に以下の通りです。

項目	計算方法
家賃	居住スペースと事業用スペースの床面積の割合で計算 持ち家の場合は固定資産税や火災保険料、住宅ローンの金利なども同じ割合で計上可能
水道光熱費	使用日数、使用時間を元に計算
通信費 （電話・インターネット費用など）	使用日数、使用時間を元に計算
自動車関連費用 （車両購入費用、ガソリン代、駐車場代など）	走行距離や利用時間を元に計算

青色申告と白色申告での家事按分の違いはある？

同じフリーランスでも、青色申告と白色申告どちらで確定申告を行っているかで、家事按分の扱いがやや異なります。青色申告では、業務上必要な部分の割合に制限はありません。明確に必要な経費は、経費として計上できます。

白色申告の場合、支出のうち業務遂行に必要である部分が50％を超えるかどうかで、経費として判断されます。そのため、青色申告の方が家事按分については有利といわれます。

しかし、たとえ50％を超えていないとしても、必要な分を明確に区別できる根拠が示せる場合は必要経費として計上可能なので、実質的に青色申告とほぼ同等の扱いといえるでしょう。

経費を計上するメリット

経費を計上することは、以下に挙げるように確定申告の際に大きなメリットがあります。

節税ができる

業務を運営するためにかかった経費は、所得から差し引きできます。税金は所得に応じてかかってくるため、経費を計上して所得から差し引く額が減ると、その分節税が可能というわけです。

所得は、所得税だけではなく住民税や社会保険料などにも関わってくる要素です。節税によって所得を減らすことができれば、税制面でも有利になるでしょう。そのため、できるだけ経費として計上できるものは経費として取り扱う方がメリットが大きくなります。

還付金を受け取れる可能性がある

還付金とは、1年間で払いすぎた税金が戻ってくるお金です。フリーランスは、毎月の収入から源泉所得税が差し引かれている場合が多いものです。しかし、この源泉所得税は実際に差し引かれるべき額より大幅に多いことが珍しくなく、確定申告を行うことで正しい税額を算出し、その額を1年間で支払った源泉所得税から差し引かれて還付金として戻ってきます。

経費を計上して節税をすることにより、経費を計上して税金を低くしておくと、還付金額も多くなる可能性があります。

フリーランスが経費にできるもの

フリーランスが経費として計上できる項目には、前述した家事按分として計上できる項目を含めて、さまざまなものがあります。経費として計上できる主なものの例を、以下に挙げます。

開業準備費用

フリーランスとして開業するためにかかった費用を指します。具体的には、Webサイトの開設や打ち合わせ費用、開業のために借りた資金の利子や開業に向けて受講したセミナー費用などが該当します。

消耗品費

業務で使用する文房具のほか、パソコンや周辺機器、ソフトウェアなどの費用です。ただし、パソコンなどの機器を消耗品として計上するのは10万円未満のもののみで、10万円を超える場合は後述する減価償却費として計上します。

減価償却費

減価償却とは、複数年に渡って使用できる機器などの費用を、使用する予定の年数に分割して計上することです。10万円以上のパソコンなどは、原則的に資産によって異なる法定年数に応じて減価償却の処理を行います。なお、パソコンの法定耐用年数は4年、プリンタやFAXは5年と定められています。

なお、個人事業主で青色申告で確定申告を行っている場合は、少額減価償却資産特例が適用となる場合があります。これは、30万円未満の少額な資産であれば、事業年度中300万円までを上限に購入した年に一括計上できるという特例です。

接待交際費

接待を目的として発生した費用のことです。具体的には、クライアントなどとの打ち合わせや接待、お歳暮やお中元の費用、慶弔見舞金などが該当します。あくまでも業務上で使用した費用のみ計上できるため、プライベートで使った費用と混同して計上してしまうと、税務調査の対象となる可能性があるため注意が必要です。

広告宣伝費

事業の広告や宣伝にかかった費用のことで、広告の制作・掲載費用、チラシやポスターの作成・印刷費用などが該当します。名刺作成にかかった費用も、広告宣伝費に含まれます。

旅費交通費

事業で必要となる移動にかかった費用のことです。電車やタクシーなどの交通費に加えて、有料道路利用にかかった料金や宿泊費なども、旅費交通費に含まれます。ガソリン代も旅費交通費として計上可能ですが、車両代または燃料費として計上できます。

経費の取り扱い時に注意するべきポイント

経費として計上できるものは、あくまでも業務で使った費用のみで、プライベートで使った費用は含まれません。特に家事按分では事業とプライベートをきちんと分けなければならないため、注意が必要です。

そして、経費として計上した分の領収書は青色申告で7年間、白色申告で5年間の保管期間が定められています。もし誤った内容で申告した場合に税務調査が入る可能性もあるため、領収書はすべて保管し、税務調査の際にきちんと説明できるようにしておきましょう。

正しく経費を計上して申告するためには、マメに帳簿を付けておくことが大事です。面倒な帳簿付けをきちんと行うには、会計ソフトの利用がおすすめです。弥生会計ではオンラインで利用できるクラウド会計ソフト「やよいの確定申告オンライン」を用意しており、初心者でも使いやすく知識がなくても帳簿付けや青色申告が可能です。フリーランスが会計業務をスムーズに進めるなら、弥生会計から使ってみましょう。

まとめ

フリーランスはすべての経理業務を自分で行わなければならず、誤った内容で申告してしまうと税務調査が入ることもあるため、経費について正しい知識を持って正しく申告する必要があります。経費にできるものを把握した上で会計ソフトなどを利用して、経費を計上しましょう。