経理にかかわる業務をアウトソーシングする際、記帳代行や経理代行サービスを利用できます。しかし、この2種類のサービスの違いがいまいちわかりにくいと感じている方は多いかもしれません。

そこで今回は、記帳代行と経理代行の違い、記帳代行を依頼する上でのメリットとデメリットを解説します。

記帳代行と経理代行の基本

記帳代行と経理代行は同じ経理にかかわる業務を依頼できる点が似通っていますが、サービス内容は若干異なります。まずは、記帳代行と経理代行の違いから解説していきます。

記帳代行とは

記帳代行とは、個人や法人で日々発生するお金の流れを記録するためのサービスです。依頼できる主な業務は、以下の2種類です。

・会計ソフトへの入力
・帳簿作成業務

上記はどちらも、依頼主から預かった請求書や領収書などの書類を元に、データを入力したり帳簿を作成したりする業務です。さらに、総勘定元帳や現金出納帳、試算表など決算書を作成するために必要な帳簿の作成も依頼できます。

記帳代行は、経理担当者はいるけれど手間や時間がかかる記帳業務の負担を減らしたいときに適しています。

経理代行とは

経理代行とは、記帳代行より幅広い経理にかかわる業務をアウトソーシングできるサービスです。具体的には、給与計算や年末調整、支払いや振込、請求書発行業務などの一般的な経理業務を依頼できるので、記帳代行業務も経理代行に含まれます。

税理士が在籍する経理代行サービスを利用すれば、経理業務に加えて決算書の作成から申告、税務相談まで一括で受けられます。

記帳代行と経理代行の違い

記帳代行と経理代行は、どちらも経理業務に関わる代行サービスです。上記のように記帳代行はあくまでも会計データを元に入力や帳簿作成を行うのみですが、経理代行は記帳代行を含めた経理全般の作業をすべて依頼できるという点が、大きく異なります。

なぜ経理業務の一部である記帳代行のみを依頼できるのかというと、税法改正が関わっています。2014年以降、白色申告者を含むすべての事業者に帳簿や書類の保存が義務付けられました。つまり、2013年以前は記帳が必要なかった事業者も帳簿を作成した上で保存しなければならなくなったのです。

すべての事業者で帳簿の作成を行おうとしても、記帳には経理や税の知識が必要です。もし誤った知識で処理をしてしまうとミスが発生して記帳業務による負担が増してしまうと、他の業務へ影響を与えることも考えられます。そこで、記帳業務のみを外部へ依頼できれば、経理の負担を減らして本業に集中できるようになるというわけです。このような背景が、記帳業務のみを依頼できる記帳代行サービスが注目され広まるきっかけとなりました。

記帳代行のメリットとデメリット

記帳代行は依頼できる内容が限定されていることによるメリットがありますが、業務内容にかかわるデメリットもあります。記帳代行を利用する際は、メリットとデメリットを事前に押さえておきましょう。

記帳代行のメリット

記帳代行を外部へ依頼することには、以下に挙げる3つのメリットが期待できます。

経理担当者の負担を軽減してコア業務に集中できる

記帳業務は日々細かな作業を行う必要があり、手間と時間がかかります。取引数が多い企業などでは、毎日記帳を行っても作業量が多くなるため、経理担当者がこなすべき作業も増え、負担が大きくなってしまいます。記帳業務ばかりに時間を割いているとコア業務にとりかかる時間が減ってしまい、作業効率も悪くなるでしょう。

そこで記帳業務だけでも記帳代行サービスでアウトソーシングすれば、負担の大きな作業にかける手間や時間を削減でき、コア業務に集中できます。

正確な処理と不正防止を両立できる

記帳代行を依頼する大きなメリットの1つが、正確な処理ができる点です。社内の経理担当者などでも記帳業務に取りかかれる環境であっても、会計ソフトの操作に慣れていなかったり、簿記の専門知識がなかったりするとミスが発生しやすくなります。記帳代行は専門的な知識を持つスタッフが業務にあたるため、ミスを大幅に削減して正確な処理ができるメリットがあります。

社内の経理担当者が1名のみという企業の場合は、書類などの改ざんや横領が起こる可能性が考えられます。レアケースではあるものの、記帳代行を依頼しておけばこのような不正も防止できる点もメリットです。

コストを削減できる

記帳代行を依頼するには料金がかかるため、コストが増えると思われがちです。しかし、前述したように記帳代行を依頼することにより自社の社員がコア業務へ集中しやすくなり作業効率アップが期待できるため、結果的にコスト削減となります。

また、記帳業務などを担当する社員を1人増やすだけでも採用コストや社員を雇うための給与や社会保険料などさまざまなコストがかかるところ、記帳代行を利用すればこのようなコストを削減できるメリットがあります。

記帳代行のデメリット

記帳代行には正確性やコスト面で大きなメリットが得られますが、一方でいくつかのデメリットもあることを把握しておきましょう。

セキュリティリスクがある

記帳代行を依頼するということは、会社のお金に関わる重要データを外部へ渡すこととなります。ほとんどの記帳代行サービスではセキュリティ対策を万全にしており、渡したデータが第三者に漏れることはほぼないといえますが、まったく情報漏洩のリスクがないというわけではありません。

そのため、記帳代行を依頼する際はセキュリティ対策がしっかり取られているかが重要なポイントとなります。

ノウハウの蓄積ができない

手間や時間がかかる記帳代行を外部へ依頼できれば、社内の業務を効率的に進めることが可能です。その一方で、自社で記帳を行わないことで経理担当者が経験を積んだり、知識を得たりする機会がなくなります。その結果、社内で記帳に関するノウハウが蓄積せず社員の育成やスキルアップにつなげられなくなる可能性があります。

記帳代行と経理代行どちらを選ぶべき？

記帳代行はあくまでも会計データの入力や帳簿の作成のみを依頼できるサービス、経理代行は記帳代行でも依頼できる業務を含めた経理業務全般を依頼できるサービスです。どちらを選ぶべきかは、提供しているサービスが必要とするサービス内容と合致しているかどうか、料金と併せて検討してみましょう。

正確性やコストを重視するなら記帳代行

記帳代行は、経理代行で行える業務の中でも記帳だけに特化しています。給与計算などの他の経理業務をこなしていくには問題がないけれど、できるだけミスなく正確に記帳をしたい場合におすすめです。

また、依頼できる業務の幅が記帳業務に限定されているため、記帳代行は比較的低料金で依頼可能です。そのため、記帳の正確性やコストを重視する場合には記帳代行が適しています。

経理業務を丸々効率化したいなら経理代行

経理代行は経理業務全般を依頼できるため、経理業務の負担が大きく他の業務を圧迫している企業におすすめです。ただし、業務量や業務の幅が多いため、記帳代行よりも料金が高くなります。

まとめ

記帳代行と経理代行は、どちらも経理業務に関わる代行サービスですが、記帳代行は記帳業務のみに特化していること、経理代行は経理業務全般を依頼できるという違いがあります。

依頼したい業務内容や業務の幅によって、どちらを利用するのが適しているかが異なるので、今回ご紹介した情報を参考に記帳代行または経理代行を依頼して、業務の効率化を進めてみましょう。