企業内で日々同じ業務をこなしていると、工程のムダや業務内容のムラに気づきにくいことがあります。これらが余計な時間や労力を消費することにより、社員への負担が増えてしまうこともあるでしょう。

そのような状況を改善するために実践したいのが、業務改善です。今回は、業務改善の基本とともに経理ができる業務改善方法についてご紹介します。

業務改善とは？

業務が停滞している状態の企業は、生産性が低くモノやサービスの質が低下しがちで、労働環境が悪化する可能性もあります。そのような問題を解決するために、業務改善が行われます。企業における業務改善とは、文字通り業務内容を改善するための課題や問題を発見し、解決することで効率性を高めることです。

業務改善が必要な理由

業務に滞りが見られる場合、その企業内で何らかの問題が発生していると見ていいでしょう。

業務改善に手をつけずに放置していると、モノやサービスの品質が落ちてしまうことで利益が下がり、社員への負荷や業務上のムダが発生することも考えられます。すると社員のモチベーションが下がり、生産性の低下や離職の一因となることもあるでしょう。そこで業務改善を行い従来の業務を見直すことで、安定したモノやサービスの提供や労働環境改善にもつなげられます。これが、業務改善が必要とされる理由です。

業務改善の原因として挙げられるのは、「ムリ・ムダ・ムラ」だといわれます。つまり、この3点を改善することが、業務改善の基本といえます。

業務改善によって期待できるメリット

業務改善を行うと、企業内で以下に挙げるメリットが期待できます。

業務効率化

業務改善は効率性を高めるために行うものなので、実施することでまず業務の効率化が期待できます。長期間同じ仕事を続けていると、たとえムダやムラがある業務でも最適な手順と思い込んで続けてしまいがちです。そのような場合でも、業務改善で業務内容を見直してみると、ムダな工程やムラのある作業が含まれていることもあります。

業務改善でムダとムラを削減することによりより効率的な業務が遂行できるようになり、ムダの多い作業によって発生し得るモチベーション低下も防げるでしょう。

生産性向上

生産性とは、企業が投入した設備や労働力、材料などに対して、どの程度の成果を得られたかを示す指標となります。生産性が低いと、投入した資源に対して得られる成果が低くなってしまいます。そこで業務改善を行えば、効率的な業務を進めたり効果的な資源の利用方法などを見直すことによって、生産性の向上が期待できます。

コスト削減

生産性の向上と共通しますが、設備や労働力が効率良く運用できれば、その分短時間でも成果を上げられます。その結果、業務にかかるコストも削減できます。

ただし、コストの削減ばかりを目的としてしまうと、極端なコスト削減により取り扱う商品やサービスの質低下を招きかねません。業務改善では、あくまでもムダやムラを減らすことで企業の資産などを効率的に働くようにすることが求められます。

労働環境改善

業務においてムリやムダ、ムラがある状態は、働く人にとって負担が大きいものです。必ずしもやるべきではない業務を流れで行わなければならない、特定の部署や社員に仕事が偏っているなどの状況は、労働環境が悪いと言わざるを得ません。

業務改善では、不必要な業務の削減や均等な業務の割り振りなどを行って業務効率化を図ることで、社員に無理なくムダを減らせます。労働環境が改善されるため、社員のモチベーションアップやパフォーマンス力向上、離職防止にもつながる期待ができます。

業務改善を進めるためのステップ

企業内での業務改善は、いくつかの段階を踏んで進めてみましょう。業務改善における基本的なステップは、以下の通りです。

業務の可視化・課題の抽出

業務改善でまず行うべきことは、業務の可視化です。現状を把握し、課題や改善後のフィードバックを明確にするために、今行っている業務を洗い出していきます。普段何も考えずにルーティーンとして行っている業務を含めて、部署や個人それぞれの業務を書き出してみましょう。業務を可視化することにより、ムダな業務やムラのある手順などが見えてくるはずです。最初の段階でそれらを抽出し、問題点を見つけていきます。

優先順位と目標の設定・改善方法の策定

業務を可視化して判明した情報を元に、改善すべき業務の優先順位を設定します。優先順位をつける際は、問題解決に時間やコストがかかる難易度が高いもの、改善することで得られるメリットが大きいものを優先しましょう。

続いて、優先順位を決めた後に改善のための目標設定を行います。いつまでに改善したいか、改善してどのような結果を得たいか、などの目標を設定しておくと、必要な業務の取捨選択や業務改善実施後の評価がしやすくなります。また、改善方法も策定します。しっかりと期限を設けて、その期日を目標に改善するための手段を検討しましょう。

業務改善実践後の評価

業務改善を実践した後は、評価を行います。業務を可視化した際に洗い出した内容と比較しながら評価する、いわゆるPDCAサイクルを回して改善を進めていきます。良い評価だったにもかかわらず以前の状況に戻ってしまうことを防ぐためにも、改善した内容の定着化も進める取り組みを検討する必要もあるでしょう。

業務改善において経理ができること

業務改善は、職種にかかわらず企業で働いている社員が取り組めるものです。では、経理を担当する場合に業務改善でできることとは何なのでしょうか。前述の業務改善のステップに加えて、以下の施策があります。

複数の業務や口座をまとめる

経理業務では経費精算や支払業務など、毎月必ず発生する決まった業務が多いものです。同じ業務とはいえ、月に複数回行っていることがムダになる可能性もあります。そこで、まとめられる業務は月1回にするなど、ある程度まとめると効率的になります。

口座への出入金も、口座が多数あるだけで処理が煩雑となるでしょう。できるだけ口座の数をまとめておくと、お金の流れを把握しやすくなり、処理も効率性が高まります。

キャッシュレス・ペーパーレス化を推進する

経理業務は現金を取り扱うことも多いですが、現金は両替や補充など処理するために時間や人件費がかかってしまいます。もしミスが発生して現金の残高が合わない場合、原因追求のためにさらにムダな時間やコストがかかることもあるでしょう。そこでキャッシュレス化を図れば、現金の取り扱いにかかっていたムダを大幅に減らせます。

また、ペーパーレス化もムダやムラの改善につなげられます。近年は電子帳簿保存法の改正により書類のデータ保存が可能となっているため、ペーパーレス化を促進するとこれまで書類の整理や管理にかかっていたムダも削減できるでしょう。

経理作業のアウトソーシング・自動化を検討する

経理業務が自社の負担となっている場合は、アウトソーシングを検討するのも1つの手段です。経理代行サービスなどに委託すれば、プロの経理担当者に経理業務を任せられ、自社の社員はコア業務に集中できるようになります。

自社で経理業務を行いたい場合は、会計ソフトを用いて経理業務を自動化するのもおすすめです。会計ソフトとして知られる「弥生会計オンライン」なら、基本的な帳簿付けをはじめとして、決算資料の作成や経営状態の確認までを容易に行なえます。小規模法人向けには会計事務所や税理士とスムーズに連携できるクラウドタイプのソフトもあるので、企業の規模に合わせてソフトを選んで自動化を検討してみましょう。

まとめ

業務改善は経理に限ったことではなく、業務改善は生産性のアップや労働環境の改善にもつながる企業全体で行うべきものです。

しかし今回ご紹介したように、経理業務に限った施策を実行することで、企業のムダやムラ、社員へのムリな負担を減らすことも可能です。お金の流れにかかわる経理ができる方法で、業務改善を図ってみましょう。