業務を進める上で、誰かに仕事を依頼する場面が出てくるものです。その際の頼み方一つで、相手の依頼承諾の可否や自分に対する印象は大きく変わります。

そこで今回は、仕事を上手に依頼するためのコツや例文、NG例をご紹介します。

上手に仕事を依頼するためには？押さえておきたい3つのコツ

どうしても他の人に仕事を依頼しなければならない状況では、仕事の依頼方法によって相手の印象が大きく変わり、快く依頼を承諾してくれるかどうかも変わってきます。つまり、お互い気持ちよくやり取りをして上手に仕事の依頼ができれば、依頼が成立します。

では、どのように依頼すれば相手が快く承諾してくれるのでしょうか。まずは、仕事を依頼する際のコツをご紹介します。

タイミングを見計らう

仕事を依頼する際は、相手の都合や状況を考慮しつつ、タイミングを見計らうのが基本です。忙しいのは自分だけではなく、相手も自分と同等、または自分より多くの仕事を抱えていて多忙を極めている可能性は十分あり得るでしょう。そのような状況で、相手のことを何も考えずに自分の都合ばかりを考えて仕事の依頼をしてしまうと、相手は一方的な依頼を不快と感じてしまいます。当然、依頼を承諾してくれる可能性も低くなります。

相手のスケジュールを確認できるのであれば、まずはその内容を確認した上で、依頼できるリソースがありそうな場合に仕事をお願いしましょう。スケジュールの確認が難しい場合は、依頼の本題に入る前に伺いを立てて、スケジュールを本人に確認してみるといいでしょう。その上で、仕事を依頼できそうであれば依頼内容の本題に入ります。

依頼内容・依頼理由を明確にする

相手のリソースやスケジュールを把握してから仕事の依頼をする以外にも、依頼方法そのものにもコツがあります。それは、依頼する内容を明確に伝えることです。曖昧な依頼内容では、本来承諾してもらえる内容でも承諾してもらえないことがあります。どのような内容の仕事をいつまでに完了させるか、具体的な依頼内容や納期を最初にはっきり伝えるべきです。

また、仕事の依頼をする相手を選ぶには、「この人に仕事を頼みたい」という何かしらの理由があるでしょう。依頼された相手は、「なぜ自分に依頼をするのか」と疑問に思うことがあるかもしれません。そのため、仕事を依頼する際は「なぜあなたに仕事を依頼したいのか」という理由も添えましょう。

例えば、依頼仕事に関する実績がある、評価が高い人物であるなどの理由を伝えます。すると、相手は自分が信頼されていると感じ、気持ちよく依頼を引き受けてもらえる可能性も高くなるでしょう。

謙虚にお願いをする

依頼をする側は、相手の時間を自分の依頼に使ってもらうこととなります。相手が誰であれ、仕事の依頼をする相手には謙虚な気持ちでお願いをすることも基本です。たとえ普段親しくしている同僚や部下であっても、言葉遣いは丁寧にするのがポイントです。

社外の相手に依頼をする際は丁寧で謙虚にお願いすることが多いでしょうが、社内の人物、特に部下に依頼をする場合は一方的な命令や指示になると仕事を強制する形になりかねません。無理やり仕事をさせることがないよう、部下に対しても謙虚にお願いしましょう。

メールで仕事を依頼する際の例文

仕事の依頼は口頭で伝える以外に、メールを使うことも多いでしょう。そこで、メールで仕事の依頼をする際の例文をご紹介します。

社内で依頼する場合

社外で依頼する場合

仕事の依頼時に便利なクッション言葉

クッション言葉とは、直接的に伝えることを避けて柔らかな印章にするための言葉です。相手を気遣うニュアンスを加える用途として、ビジネスシーンで多く使われています。

お願いする気持ち、申し訳ない気持ちを表すためには、以下のようなクッション言葉がよく使用されます。仕事を依頼する際は、これらの言葉を上手に使ってお願いをしましょう。

• 恐縮ですが
• 恐れ入りますが
• ご多忙とは存じますが
• お手数をおかけいたしますが

こんな頼み方は避けるべき！仕事依頼時のNG例

仕事の依頼は、相手にとっては想定外の仕事が追加されることになりかねません。相手の状況を考慮して依頼をするのは基本中の基本ですが、依頼の際の対応によっては依頼を断られる理由となってしまいます。今後の依頼にも影響を及ぼすことが考えられるため、仕事を依頼する場合は以下の点に注意しましょう。

相手の都合を考えない

依頼する仕事をこなしてもらうには、相手にある程度の時間を割いてもらう必要があることから、仕事を頼むときはタイミングを見計らうことが重要です。多忙な中で割り込むように無理やり依頼をしたり、休みを取っているときに依頼をすることは避けるべきでしょう。

以前の依頼への感謝がない

過去に仕事を依頼したことがある相手の場合、前回の依頼について感謝の気持ちをまず伝えるべきです。何の感謝の気持ちを示すことなく依頼をすると、感謝の言葉もなく依頼ばかりをする人、と印象付けられてしまいます。

仕事はするべきもの、と考える方もいるでしょうが、感謝の言葉一つあるだけで相手の印象は大きく変わります。今後の仕事に影響することがあるので、まずは感謝の気持ちを伝えてから次の依頼をしましょう。

依頼方法が大雑把

口頭で直接仕事を依頼するときは、相手からも詳細の質問などが出ることがあるので、細かい依頼がしやすくなります。一方、メールやメッセージ経由で依頼する場合は情報が不足することがあり、大雑把な依頼内容になりやすいものです。メールやメッセージのみでの依頼は要件だけを伝えるシンプルな内容になりがちで、冷たい印象を与えてしまいます。特にメールやメッセージで依頼をする場合は、できるだけ詳細に依頼内容を伝えるよう意識しましょう。

期日を迫る

期日が差し迫った依頼は、よほど余裕がない限り断られる可能性が高くなります。社外の取引先が関わる仕事に関する依頼の場合は期日厳守しなければならないという気持ちはわかりますが、依頼する相手の都合も考えずに差し迫った期日だけを提示することは好ましくありません。

相手の都合を考えることと共通しますが、相手の都合やリソースを考慮して期日を設定する、または余裕をもったスケジュールで依頼をしましょう。

仕事の依頼は謙虚・丁寧に

仕事の依頼は、「当然やってもらうべきこと」ではなく、相手の状況を考慮して謙虚な気持ちでお願いをするものです。部下や同僚に対しても同様に、きちんと依頼内容を細かく伝えた上で適切な方法で依頼するよう心がけましょう。