ビジネスシーンでは、社内はもちろん社外の取引先などとメールでやり取りをする機会は多いものです。メールは時間にかかわらず送れる便利なツールですが、ビジネスメールを送る時間は考慮するべきなのでしょうか。

今回は、ビジネスメールを送る時間帯や送る際の注意点、送信の際のチェックポイントなどを解説します。

ビジネスメールを送る時間帯は？

メールは24時間いつでも連絡できるツールですが、ビジネスマナー的にメールはいつでも送ってよいものではありません。

基本は勤務時間内に送信する

ビジネスメールは、勤務時間内に送信するのが基本です。これは、相手の営業時間や勤務時間などを気遣うためのマナーの一つです。メールは相手にすぐ確認してもらいたいものなので、すぐにメールをチェックしてもらいたい場合は始業後から午前中までの間に送るのがベストです。

人によっては、時間にかかわらずメールチェックをすることが少なくありません。そのため、深夜や早朝、休日のメール送信も避けましょう。必要事項を忘れないうちにメールで送信しておきたいと考える方も多いでしょうが、ビジネスメールの送信時間が勤務時間外となる場合は、送信時間を指定してメールを送信できる送信予約機能を活用するのがおすすめです。

勤務時間外にビジネスメール送信を避けるべき理由

もし、自分が取引先からのメールを確認した場合、いつでもすぐに対応しなければならない、と思うのではないでしょうか。当然ながら、仕事上の取引がある相手も同様に思うもので、緊急を要する連絡でもないにもかかわらず勤務時間から大きく逸脱した時間にメールを受信すると、相手は対応を急かされたり無理強いされたりしているような印象を感じることがあります。

また、勤務時間外のビジネスメールは、相手に自社の印象を悪くしてしまう恐れがあります。働き方改革によって就業時間外に業務を行うことを禁止している企業が多い中、深夜などの勤務時間外にメールを送信することは、コンプライアンスが低い企業だと判断されることが多いからです。つまり、時間を考慮せずに勤務時間外にビジネスメールを送ることは、自社への悪影響にもつながるのです。

このように、相手に時間外の対応をさせてしまいかねないこと、自社にコンプライアンス軽視の印象を与える可能性があることなどの理由から、勤務時間外のビジネスメール送信は避けるべきだといえるでしょう。

勤務時間外にビジネスメールを送る際のチェックポイント

ビジネスメールは勤務時間内に送信するのがマナーではありますが、場合によっては勤務時間外にどうしてもメールで連絡をしなければならない事態も出てくるでしょう。勤務時間外にビジネスメールを送る際は、以下の2点をチェックしましょう。

緊急性を要するかどうか

緊急性のあるメールは、勤務時間外に送ってもルール違反にならないケースが多くなります。例えば、トラブル発生時や急ぎの対応が必要な場合などは緊急事態の発生によるやむを得ない事態として、失礼にはあたらないといえます。

ただし、緊急性が高い場合は電話をする方が早く確実に連絡がつくことが多いため、メールと電話どちらの方法が適切なのか、連絡方法をよく考える必要があります。緊急事態が発生した場合でもスムーズに連絡を取れるよう、あらかじめ緊急時の連絡方法について相手方とよく相談しておくべきです。

相手の勤務時間

企業によって、勤務日や勤務時間帯が異なります。つまり、自社が勤務時間内であっても相手企業はすでに勤務時間外となっていることも十分あり得ます。

ビジネスメールは勤務時間内に送るのがマナーなので、メールを送る相手の勤務時間や勤務日はチェックしておく必要があります。自社と勤務日や勤務時間が異なる相手に対してメールで連絡を取る場合は、メールで対応可能な時間帯を確認したり、お互いに対応可能時間のすり合わせを行っておくことをおすすめします。

勤務時間外にビジネスメールを送る際の注意点

メール送信は勤務時間内がビジネスマナーとなってはいますが、さまざまな事情によりやむを得ず勤務時間外にビジネスメールを送らなければならないことがあります。そのような場合は、以下の点に注意してメールを作成・送信しましょう。

お詫びや気遣いの言葉を入れる

深夜や早朝など、明らかに勤務時間外となる時間帯にビジネスメールを送る場合は、まずメールの冒頭部分にお詫びの言葉を入れましょう。

例として、夜遅い時間帯に送信するビジネスメールには、最初に以下の文言を追加します。

・夜分遅くに失礼いたします。
・夜分遅くに申し訳ございません。

「夜分遅く」は「夜遅く」という意味を持ちますが、何時から何時までという定義は特にありません。22時以降であれば明らかに夜遅い時間なので「夜分」を使用しても問題はありませんが、勤務時間外の19時～21時頃に「夜分」を使うことに違和感がある場合は、「業務時間外に」に入れ替えるのが無難です。

「夜分」は「夜」の改まった言い方なので、早朝や休日に送るメールでは、上記の「夜分」を「早朝」や「休日」に入れ替えるといいでしょう。業務時間外に送信するビジネスメールでは、「業務時間外に」にも入れ替えられます。

メール送信の理由を添える

勤務時間外にビジネスメールを送ることは、イレギュラーな対応です。イレギュラーなメールを送るには何らかの理由があるはずです。そのため、なぜこの時間にビジネスメールを送信しなければならないのか、その理由をメール内に明記しなければなりません。

例えば、「ご依頼いただいていた書類の作成が完成したので、取り急ぎご報告させていただきました」のように、勤務時間外にメールを送る理由を添えましょう。しかし、それだけでは相手はすぐに内容を確認した上で返信が必要だと思ってしまうことがあるため、急ぎの返信は不要という意味でも、翌営業日に改めて連絡をする旨を併記しておくといいでしょう。

時差がある場合は送信時間を明記する

海外の取引先、または自分自身が海外にいるケースでは、メールの送信相手が自分とは異なる時間帯にいることとなります。すると時差が発生してしまうため、自分が勤務時間内にメールを送ったとしても、相手にとっては勤務時間外になることがあります。

特に送信者と受信者の時差が大きい場合は、勤務時間外にメール送信となる場合があることは仕方がないケースなので、勤務時間内の送信であることを示すために送信するメールにローカルタイムを記しておきましょう。

普段からやり取りをしている相手であれば、時差があることは把握しているはずですが、初めてメールを送る相手や新規取引先とのメールでは、時差があることをはじめに明記しておくのがおすすめです。

ビジネスメールは送信時間を考慮しよう

メールは24時間いつでも送受信できる、ビジネスシーンで利便性の高いツールですが、勤務時間外にも送信できるため、ビジネスメールを送る時間帯によっては深夜や早朝、休日でもすぐに対応しなければならない印象を与えてしまう可能性があります。ビジネスマナーとしては、メールは基本的に勤務時間内に送るべきものです。そのため、ビジネスメールを送信する際は相手の勤務時間帯や時差、緊急性などを考慮して適切な時間帯に送信するべきです。

もし勤務時間外にメールを送る場合は、その理由やお詫びを忘れずに付け加えるよう心がけて、メールをビジネスシーンで活用しましょう。