売掛金などの未払いが発生した場合、債権者となる企業が回収を行う必要があります。しかし、「どのように未払い金を回収すれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。今回の記事では、未払い・未収金を回収する流れについて詳しく解説します。注意点も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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未収金が発生する原因

未収金が発生する原因は、債務者側と債権者側によって異なります。下記では、それぞれの原因について詳しく解説します。

債務者側に原因がある場合

債務者に原因がある場合は、以下のケースが代表的です。

• 単純なミスが起きている
• 商品・サービスに不満を感じている
• 資金が足りない
• 払う気がない

支払い忘れや会計・振込処理のミスなどであれば、取引先に連絡することで未払いを解消できます。商品サービスに不満を感じているケースは、自社側に責任がある可能性も考えられます。当事者間の協議だけでは解決できないことも多いので、問題が大きくなる前に弁護士などの専門家に相談するのがおすすめです。

債権者側に原因がある場合

債権者側に原因がある場合は、以下のケースが代表的です。

• 請求方法に不備があった
• 債権者の連絡に応じられていなかった

請求方法の不備には、請求書の送付忘れや遅延などが挙げられます。債務者が電話やメールで連絡を取ろうとしていた場合、債権者が応じないと支払いが遅れる可能性があります。いずれにせよ未収金の発生が債権者側にあるときは、回収は比較的容易です。債務者側には支払いの意思があるので、債権者側が行動することで問題を解決できます。

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未収金を回収するときの流れ

未収金を回収するときは最初から法的措置を講じるのではなく、催促から始めるのが一般的です。下記では、未収金を回収する際の流れを解説します。

電話で催促する

いきなり厳しい手段を取ると今後の関係性に問題が生じる可能性があるため、まずは電話で連絡を催促することから始めましょう。債務者と電話で連絡が取れた場合、「未収金を早急に回収したい」という旨を丁寧に伝え、支払いの期日を設定して促します。

債務者と連絡が取れない場合は、同様の内容を伝言として残しておきます。さらに、電話での催促する際は、その内容を音声記録やメモに残しておくことも重要です。記録を残すことで、後日「言った・言わない」のトラブルを防げるようになります。

書面で支払いを催促する

電話での催促が効果を得られない場合や電話連絡ができない場合は、支払いを促す書面を送りましょう。書面による催促は、債務者に視覚的なプレッシャーを与える効果があります。ただし、書面の内容は高圧的にならないように注意が必要です。

あくまでも債務者に支払いを思い出させることが目的であり、柔らかい文面を心がけましょう。また、債務者が支払期日ぎりぎりに送金した場合、すぐに確認が取れないこともあるため、書面の送付は期日の1週間後を目安に行うのがおすすめです。書面の末尾には、「もしお振込いただいておりましたら、ご容赦ください」など、行き違いを想定した一文を入れておくと、債務者に丁寧さが伝わります。

内容証明郵便で督促状を送付する

内容証明郵便とは、郵便局が送付する文書の内容と送付の事実を保証するサービスです。例えば、通常の書面で支払いを催促した場合、債務者が「その書面は受け取っていない」と主張すると、催促があったことを証明するのが難しくなります。しかし、内容証明郵便であれば郵便局が送付の事実を保証するため、債務者は督促状を受け取っていないとは言えなくなります。

内容証明郵便は、通常の書面での催促以上に債務者にプレッシャーを与えることが可能です。ただし、内容証明郵便にはコストがかかります。1通あたり1,300円以上の費用がかかるため、電話や書面での催促で対応してもらえないときの手段としておすすめです。

訪問を行う

債務者が訪問可能な範囲内にいる場合、直接訪問することも有効です。ただし、訪問時には丁寧で礼儀正しい対応を心がける必要があります。アポなしで突然訪問したり、頻繁に訪問することは避けましょう。住居侵入罪や不退去罪に問われ、債権者が逆に訴えられる可能性もあるからです。

直接訪問は効果的な手段ではありますが、移動費や訪問者の労力などを考慮すると最も避けたい手段の一つと言えます。そもそも訪問するのが難しい場合は、法的措置を検討しましょう。

法的措置を取る

催促しても支払われない場合は、法的措置を取る方法があります。ただし、即効性はないので最終手段として捉えておきましょう。

支払督促

支払督促とは、正式な裁判手続きを行わずに裁判所から債務者に対して金銭の支払いを命じる督促状（支払督促）を送ってもらえる制度です。この督促状が債務者に送達されてから2週間以内に異議が出されなければ、30日以内に債務者の申立によって仮執行宣言が付されます。ただし、債務者が異議を申し立てた場合は訴訟に移行します。

民事調停

民事調停とは、裁判所において裁判官や調停員の関与のもとで当事者が話し合い、問題を解決する方法です。調停は当事者間の合意によって行われます。合意が成立すると調停内容には判決と同等の効力があるため、相手方が従わない場合は強制執行が可能になるケースもあります。

民事裁判

支払督促や民事調停で解決できない場合は、民事裁判が必要になります。支払いを求める金額が60万円以下の場合、少額訴訟が可能です。原則的に1回の審理で判決が下りるため、迅速に解決できます。

強制執行

仮執行宣言付きの支払督促が出されたり、判決・和解が成立したりしても債務者が支払いに対応しない場合は、裁判所に強制執行の申し立てを行います。ただし、強制執行はさらに回収が長引くため、資金繰りが悪化する可能性が高まります。

未収金の回収を行うときの注意点

未収金の回収が難しくなるケースがあるため、注意しながら行動することが大切です。下記では、未収金の回収で注意すべきポイントを解説します。

債権の回収には時効がある

債権回収には法的に時効が設けられています。未収金などの債務が発生してから一定期間が経過すると時効が成立し、債務者は支払い義務から解放されます。時効期間は債務の内容や発生時期によって異なるため注意が必要です。

時効期間	債務内容
1年	・運送費 ・宿泊費 ・動産賃料
2年	・月謝 ・教材費
3年	・賃料費 ・工事代金 ・自動車修理費
5年	・銀行からの証書貸付 ・貸付金の利息・遅延損害金

法的措置を取ることで、時効を中断できます。例えば、内容証明郵便で催促すると郵便が届いた6ヶ月間は時効の中断が可能です。また、債務者が1円でも支払えば、時効はリセットされます。そのため、未収金を回収する際は、時効をリセットするために少しでもお金を返してもらうことが大切です。

音信不通の可能性がある

音信不通の対策として電話連絡や内容証明郵便による催促がありますが、債務者が時効を避けるために逃亡してしまうケースもあります。そのようなときの有効な手段として、公示送達で裁判を起こすことが挙げられます。

公示送達とは、住所や居場所がわからない相手に対して法的な書類を送り届ける手続きです。これにより、債権者は債務者が不在でも裁判を起こすことが可能になります。公示送達では裁判所に呼出状が掲示され、手続きを行うことで時効が中断されます。

督促状の受け取りを拒否されるケースがある

催促状を送っても、一部の債務者は受け取りを拒否することがあります。債務者が郵便物の受け取りを拒否すると書面の効力がなくなるため、手続きを進められません。このようなときは、付郵便送達が有効です。付郵便送達で催促状を送ると債務者が受け取ったものとして扱われるので、手続きを進めることが可能になります。

債務者が自己破産をする場合がある

債務者が自己破産すると法的には財産がないと見なされ、債務を支払う義務が免除されます。このため、未収金の回収は困難になることがあります。回収が見込めない場合、未収金を放棄することも検討しましょう。

未収金は将来的に受け取ることができる資産として扱われるため、回収見込みがないのに放置しておくと税金の支払い義務が発生する可能性が高いです。未収金を放棄する手続きを進めることで、被害を最小限に抑えられます。

適切な方法で未払い金を回収しよう

債務者が原因で未払いが発生している場合、自社の資金繰りが悪化する前に回収する必要があります。まずは電話や書面で催促を行い、それでも対応してくれない場合は内容証明郵便で督促状を送付する方法が有効です。

催促しているにも関わらず債務者が支払いに対応しないときは、法的措置が最終手段となります。ただし、強制執行の申し立てをすると、回収までの期間がより長くなるので注意が必要です。自社の資金繰りの悪化のリスクが高まるので、日頃から取引先の与信管理を行いましょう。

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