未払いの請求書に対する催促や督促は、多くの企業にとって避けられない課題です。取引先が期日までに支払いを行わない場合、適切な方法で支払いを促す必要があります。その中でも、内容証明郵便を用いた督促は非常に効果的な手段です。

そこで今回の記事では、内容証明郵便の催促・督促の方法や利用するメリットについて詳しく解説します。具体的な送り方も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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内容証明郵便の概要

内容証明郵便とは、送付日時や文書の内容、送付先などを郵便局が証明してくれるサービスです。郵便局が差し出す文書の謄本を保管することで、相手方に対して「いつ・誰が・誰に・何を伝えたのか」を公的に証明することができます。裁判所でも証拠として認められるため、法的な争いが生じた場合でも有利に働きます。

また、内容証明郵便は普通郵便に比べて、受取人に対して心理的なプレッシャーを与えることが可能です。電話やメールだけでは対応してくれない場合でも、効果的に支払いを促せるようになります。

内容証明郵便を利用する4つのメリット

内容証明郵便を利用することで、以下のようなメリットがあります。

相手にプレッシャーを与えられる

内容証明郵便を利用することで差出人の強い意志が相手に伝わるため、心理的なプレッシャーを与えることができます。電話やメールでの請求がうまくいかなかった場合でも、専門家が介入した内容証明郵便による返済督促は相手に不安を与えるケースが多いです。そのため、交渉申し入れや回答通知などにつながりやすくなります。

催促したことを記録に残せる

普通郵便だと相手が手紙を受け取っていないと主張し、証拠を隠滅する可能性があります。一方で内容証明郵便を利用すれば、差出人と郵便局の両方に証拠が残るため相手は責任を逃れられなくなります。

法的手続きを示唆できる

内容証明郵便の送付は、次のステップとして法的手続きを検討していることを示唆できます。また内容証明郵便を送ることで、売掛金の時効が一時的に中断される点もメリットの一つです。時効が成立する直前であっても催告し、6ヶ月以内に裁判などを起こせば時効の完成を防ぐことができます。

遅延損害金を請求できる

内容証明郵便を利用することで、遅延損害金の請求権を行使できます。遅延損害金とは、契約に基づく金銭の支払いが遅れた場合に、債務者が債権者に対して支払うべき金額です。例えば、請求書の支払期限を過ぎた場合に、遅延損害金を相手方に請求できます。

支払期限が明確に定められていない場合でも、内容証明郵便を利用して相当な期間を設定し、その後に遅延損害金を請求することが可能です。このとき遅延損害金の金額は、内容証明郵便の送達日から起算して計算されることが一般的です。

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内容証明郵便を利用する2つのデメリット

内容証明郵便はメリットだけでなく、デメリットもあります。リスクを考慮した上で、利用するか検討することが大切です。

費用がかかる

内容証明郵便は、普通郵便よりも料金が多くかかります。「基本料金＋一般書留の加算料金＋内容証明の加算料金」が内容証明郵便の利用料です。1枚の内容証明郵便を送る場合は、一般書留の加算料金が通常480円、内容証明の加算料金が480円です。25g以下の定型郵便の基本料金は84円なので合計で1,044円かかります。

また、書類が2枚以上ある場合は、1枚あたり260円が追加されます。例えば、3枚の書類を内容証明郵便として送る場合、基本料金に480円の一般書留の加算料金を加え、1,000円（480円＋260円×2+84円）の内容証明の加算料金と基本料金がかかるので、合計金額は1,564円です。

文書の内容によっては差出人が脅迫罪や恐喝罪に問われる可能性がある

完全に譲歩せず、時間的な猶予や書面による回答の許容などの一定の柔軟性を持たない場合、脅迫や恐喝と見なされる可能性があります。差出人は時間や費用のかかる裁判や調停を避け、可能な限り内容証明郵便のみで問題を解決したいと考えています。相手に対する心理的プレッシャーを与えることも大切ですが、過度な文言には注意が必要です。

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内容証明郵便を出す方法

内容証明郵便は一般的に以下の流れに沿って出します。

文書を作成する

内容証明郵便の文書は以下の項目を必ず記載しましょう。

• 文書の表題
• 通知内容
• 日付
• 相手の住所・氏名（法人の場合は住所・社名・代表取締役名）
• 自社の住所・社名・代表取締役名

内容証明郵便の用紙に指定はなく、好きなものを使うことができます。ただし、縦書き・横書きに関わらず「1行20字以内・1枚26行以内」というルールがあるので注意しましょう。2枚以上になるときは、ホッチキスでとめて割印を捺印します。また、使用できる文字も決まっており、かな・漢字・数字の3種類です。英字は固有名詞のみ使用可能で、外国語による内容証明郵便は認められていません。

文字をカウントする方法や文書を訂正するときのルールも細かく定められているので、内容証明郵便の文書を作成する前に確認することをおすすめします。なお、内容証明郵便を発送する際は、同じ内容の文書が3部必要になります。相手に発送する用・郵便局で保管する用・差出人の控え用として使われるので、しっかり準備しておきましょう。

封筒に必要な情報を記入する

1通の封筒を用意し、その封筒には相手の住所と氏名または社名、そして差出人である自社の住所と社名を記入します。内容証明郵便の文書内に自社の住所と社名に加えて電話番号が記載されている場合は、封筒にも同じように書き加えてください。

郵便局に持っていく

内容証明郵便3部と封筒1通を郵便局に持っていきましょう。ただし郵便局によっては、内容証明郵便を扱っていないところがあります。そのため、内容証明郵便を取り扱っているかどうか確認してから、郵便局へ向かうことをおすすめします。

内容証明郵便で催促・督促するときに注意すべき2つのポイント

内容証明郵便で催促・督促するときは、以下の点に注意しましょう。

配達証明書は内容証明郵便の控えと一緒に保管する

内容証明郵便が相手に受け取られた場合、郵便局から配達証明書が送られてきます。配達証明書は相手が内容証明郵便を受領したことを証明するものであり、交渉や裁判などで証拠として利用されるケースも少なくありません。そのため、配達証明書が届いたら、内容証明郵便の控えと一緒に保管しておくことが重要です。

文書以外のものは別の郵便で送る

内容証明郵便は内容文書1通のみ送付可能で、他の書類や物を同封することができません。通知や請求などの目的によっては、内容文書以外の物も送りたいケースがあります。その場合は、内容証明郵便とは別の郵便で送るようにしましょう。2つに分けて送付する際は、内容証明郵便でその旨を明示し、内容文書との一体性を確保することが重要です。

内容証明郵便は未払い請求書の催促・督促に有効な手段

内容証明郵便は、未払いの請求書に対する催促や督促の手段として非常に有効です。心理的プレッシャーを与え、支払いを促すことができます。また、明確な証拠を提供するため、債権回収において重要な役割を果たします。

しかし、内容証明郵便だけに頼るのではなく、電話やメール、訪問、法的手続きなどの他の手段も組み合わせて、柔軟かつ効果的に対応することが重要です。適切な手続きを踏んで、未払いの請求書に対応しましょう。

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