支払督促・催促メールとは

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支払督促・催促メールとは、提供した商品やサービスに対して代金などを請求したにもかかわらず、相手側からの支払いが行われていない、または遅れているときに送るメールです。

支払いの遅れは、自社の資金繰りにも影響することなので、本来は期日までに支払ってもらうべきものです。しかし、支払督促・催促メールは支払期日までに支払いが行われていないからといって、すぐに送るべきものでもありません。相手を急き立てる内容となってしまうため、相手の立場や状況も考慮しながらタイミングを見計らって送るべきです。

支払督促・催促メールの強制力は？

支払いを催促するために送る支払督促・催促メールですが、法的な強制力はありません。あくまでも、支払いが遅れているけれど忘れていないかどうかを確認するためのメールです。ただし、再三連絡をしていても支払いが確認できない場合は、簡易裁判所で「支払督促」の手続きを行うことで、法的に金銭の支払いを求められます。

支払督促・催促メールを送る前に注意するべきポイント

最初に解説したように、支払督促・催促メールは期日までに取引先などの相手側から支払いがない場合に送るメールです。しかし、期日までに支払いが確認できなかったときにすぐ送ればいいというものでもありません。メールを送る前には、改めて以下のポイントを確認しておくべきです。

本当に相手から連絡が届いていないかを確認

まず確認しておきたいのが、事前に相手から連絡が届いていないかどうかという点です。支払いが遅れてしまう場合、お詫びのメールなどが届いていることが多くあります。もしそのような連絡メールを見逃していた、または迷惑フォルダに振り分けられていた場合に支払督促・催促メールを送ってしまうと、事前に連絡していたのにもかかわらず支払いを催促することとなり、相手に失礼にあたります。

また、メールが行き違いとなっていることも考えられるため、支払督促・催促メールを送る前にメールフォルダを今一度チェックして、相手からの連絡が届いていないかどうかを確認しましょう。

相手への請求漏れがないか

相手からの連絡に加えて、こちらからの請求漏れがないかどうかも確認が必要です。支払いを受けるには請求が必要ですが、もしそのための請求書を相手へ送っていなかった場合は、当然ながら支払いもありません。請求が行われていない状態で支払督促・催促メールを送ってしまうことも失礼にあたります。

支払いが確認できない場合は請求書の送付漏れという凡ミスが起こっていた可能性もあるので、請求書の送付が漏れていなかったかどうかは必ずチェックする必要があります。

メール送信前に再度入金を確認する

銀行振り込みでの支払いは、金融機関によっては15時に着金することもあります。その場合、15時前に支払督促・催促メールを送ってしまうと、相手は支払いを済ませたのに催促をしてくる、と不信感を感じてしまうでしょう。

期日までの銀行振り込みでの支払いが確認できない場合の支払督促・催促メールは、念のために15時まで待って銀行口座を確認し、それでも入金が確認できない場合に送りましょう。

支払督促・催促メールを送るタイミングは？

支払督促・催促メールは、基本的に支払期日当日の送付で問題ありません。もし期日を過ぎてから支払督促・催促メールを送る場合は、期日から3日～1週間程度経過してから送るのが一般的なタイミングです。

しかし、法人では支払いは信用に大きく関わることがあるので、支払期日に送るといいでしょう。ただし、前述したように銀行振り込みの場合は15時に着金する可能性もあるため、支払期日の15時以降に送るのが無難です。い

一度支払督促・催促メールを送っても返信がない、支払いがない場合は再督促をすることとなりますが、再催促のメールは1回目のメールから3日は空けて送るのが目安です。

支払督促・催促メールの書き方のポイントと例文

前述の注意すべきポイントをきちんと確認し、確かにこちらから請求書を送付しているけれど入金が遅れている場合は、支払督促・催促メールを送りましょう。文面は取引内容によっても変わってきますが、一般的な支払督促・催促の場合の書き方と例文をご紹介します。

支払督促・催促メールで書く内容

支払督促・催促メールでは、以下の3点を必ず盛り込みます。
・請求日と請求内容
・入金状況
・入金日

そして、「まだ入金されていない」という旨をそのまま書いてあからさまに催促をするのではなく、あくまでもやんわりとした表現で書くのが基本です。

相手を気遣う配慮も大事

支払督促・催促メールは、相手へプレッシャーをかけてしまいかねない内容です。

相手へ余計なプレッシャーをかけることなく、気遣いながら催促する内容を書くためには、「恐縮ですが」「恐れ入りますが」や「念のためご確認させていただきました」などのクッション言葉を使う、メールや入金が行き違った可能性を考慮した一文を最後に入れておくと、相手を気遣うための一文を添えると柔らかな印象となり、冷たい印象も避けられるでしょう。

支払督促・催促メールの例文

上記のポイントを踏まえた基本的な支払督促・催促メールの例文をご紹介します。

○月○日に△月分の請求書をメールにてお送りしておりましたが、本日○時現在、ご入金が確認できておりません。
お忙しい中大変恐縮ですが、ご状況をご確認いただきたくよろしくお願いいたします。
なお、行き違いでご入金済みの場合には、何卒ご容赦くださいませ。

この例文は、入金の部分を入れ替えることで商品などの到着が遅れているときの催促にも活用できます。

そして、上記の1回目のメールを送付した後で状況に変化がなく、支払いが遅れている状態が続く場合は、2回目のメールを送ってみましょう。その際の例文は以下の通りです。

度々のご連絡恐れ入ります。
○月○日（1回目のメール送付日）にご入金の件についてご確認のお願いをさせていただきましたが、その後ご状況はいかがでしょうか。
本日○月○日時点で、ご入金を確認できていないため、再度ご連絡させていただきました。
ご多忙中大変恐縮ですが、○月○日までにご確認の上ご返答いただきますと幸いです。
なお、行き違いでご入金済みの場合には、何卒ご容赦くださいませ。

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未入金の心配なく働くには

企業で働いている方はもちろん、個人事業主やフリーランスはクライアントへの請求は日常的なものです。請求をすれば必ずお金が入ってくるとは限らず、入金が滞るケースが発生する可能性もあり得ます。そのようなときは今回取り上げたようにメールで支払督促・催促をする必要があり、それだけでも仕事の手間が増えてしまいます。

未入金時のトラブルなどを防いで働くには、安全に支払いや受け取りができるフリーランスワーカー.jpがおすすめです。お金のやり取りはすべてフリーランスワーカー.jpが間に入るので、未支払いなどのトラブルの心配なく、スキルを販売して働けます。

まとめ

支払督促・催促メールは入金が確認できない場合に相手へ送るものですが、送信する前には本当に入金がないか、請求を忘れていないかなども確認する必要があります。

メールの文面に悩む場合もあるでしょうが、今回ご紹介した例文を活用してスムーズに業務を進めましょう。