売掛金の回収が遅れると、自社に悪影響を及ぼします。そのため、企業は日頃から売掛金を滞りなく回収することが重要です。しかし、回収が遅れて悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

今回の記事では、売掛金・支払い請求の方法について詳しく解説します。回収が遅れた場合の対処法を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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売掛金回収が遅れた場合の対処法

売掛金の回収が遅れたときは、協議を行いましょう。先方が協議に対して協力的でない場合でも、放置すると売掛金の回収に時効が来てしまうため注意が必要です。下記では、売掛金の回収が遅れた場合の対処法を4ステップに分けて詳しく解説します。

協議を行う合意を得る

支払期日までに代金が支払われない場合は、まず取引先と「いつ支払いが可能か」について協議する約束を取り付けることが重要です。協議の合意を得られれば、時効成立までの時間を一時的に止めることができます。

この合意に基づいて取引先（債務者）と協議を行う際、最初から強硬な態度で臨むと、今後の取引に悪影響を及ぼす可能性があります。しかし、交渉に時間をかけすぎる余裕もありません。支払いが遅れている場合、他の会社に対しても同様に遅れている可能性が高いです。他の債権者も交渉していると考えられるため、それらに先んじて対策を講じることが求められます。

支払い催告を起こす

相手方が協議に協力的でない場合、そのまま放置すると時効を迎えてしまう可能性があります。時効の完成を防ぐ方法として、支払い請求が有効です。支払い請求とは裁判外で行う請求で、法律用語では催告といいます。債務者が債務を認めれば時効を中断できるため、支払い催告を通じて債務者に連絡を取ります。

ただし、催告をするだけでは時効の完成を防ぐことはできません。催告後、6ヶ月以内に訴訟などの法的手続きを経て支払い請求をする必要があります。支払いがなされず緊急性が高い場合、簡易裁判所に申し立てることで支払い督促の手続きを取ることが可能です。

申し立てが受理されると裁判所から取引先（債権者）に督促状が送付され、取引先が支払えば問題は解決しますが、異議申し立てがあった場合には民事訴訟に移行します。

内容証明郵便を利用する

時効の完成を中断させたい時期に取引先が債務を承認しない場合は、裁判上の請求を行う必要があります。裁判上の請求は催告から6ヶ月以内に行わなければならず、「いつ催告を行ったか」が実務上非常に重要となります。催告を行った日を客観的に証明するためには、内容証明郵便を利用するのが一般的です。

内容証明郵便とは、文書の内容や差出人、宛先、郵送日時を日本郵便が証明するものです。内容証明郵便を用いて催告を行うと、催告の事実を簡単に証明することができます。その結果、内容証明郵便が取引先に届いた日を起点として6ヶ月間、裁判上の請求が猶予されます。

出荷・取引を停止する

商品を納入しても取引先が支払いを行わない場合、まずは催促を行います。それでも売掛金が振り込まれないもしくは振り込まれる見込みが立たない場合は、契約書で取り決めた内容を根拠として商品の出荷や取引を停止しましょう。しかし、売掛金が回収できないまま放置すると最終的には貸し倒れ損失として計上されることになるため、予定していた利益が減少します。そのため、早めに出荷や取引を停止することが賢明です。

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売掛金の回収遅れで生じる4つのリスク

売掛金の回収が遅れると、自社に悪影響を及ぼします。下記では、売掛金の回収遅れで生じるリスクを4つ解説します。

資金繰りが悪化する

売掛金は後払いであるため、回収できなければ従業員への給与や税金、取引先への支払いが滞る可能性があります。例えば、売上が急増している企業では、多くの注文を処理するために仕入れ代金や人件費が増加しがちです。しかし、売掛金の回収が遅れるとこれらの費用を支払えなくなり、資金繰りが悪化する可能性があります。

売掛金の入金を前提として支払い計画を立てる場合、取引金額が大きい会社の売掛金を回収できないと破綻するリスクが高まります。実際に、1つの会社が倒産することが引き金となって発生する連鎖倒産は、売掛金の未回収によって引き起こされるケースがほとんどです。

さらに、売掛金が回収できないことで資金繰りが悪化すると、取引先への支払いが遅れてしまう場合があります。これまで築いてきた信用を失い、今後の取引に悪影響を及ぼす可能性が高いです。

利益が減少する

売掛金の回収遅延だけであれば資金繰りの問題にとどまりますが、回収不能になると事態はさらに深刻化します。売掛金の基礎となる売上には、仕入れ代金や人件費、販売管理費など、会社から支出されたキャッシュが含まれています。会計上、売掛金の回収不能が確定するとその時点で貸倒損失として計上され、利益が圧迫されるため注意が必要です。

金融機関からのイメージが悪くなる

金融機関は、売掛金を回収できていない会社を「資金管理が不十分な会社」と見なします。売掛金が多いことはビジネスが順調であることを示しますが、回収が滞ると赤字が生じてしまいます。金融機関が融資を行う際に企業のさまざまな項目をチェックするのは、貸したお金を確実に返済できるかどうかを判断するためです。

売掛金の回収能力が低い企業は金融機関からの評価が下がり、「融資が否認される」「融資期間が短縮される」「融資金利が上昇する」などの対応を受ける可能性があります。売掛金の未回収は、事業拡大の大きな障害となるため注意が必要です。

社員の生産性低下につながる

売掛金の回収業務は、売上拡大や顧客満足度の向上に寄与しない「非生産的な業務」です。回収業務が増えるほど、社員が営業や顧客対応などの生産的な仕事に割ける時間が減ってしまいます。回収業務にかかる人件費が、売掛金の額を上回るケースも珍しくありません。赤字を避けるためにも、迅速に対策を講じることが重要です。

売掛金の回収遅れを防ぐ3つのポイント

売掛金の回収遅れはさまざまな問題につながるため、ポイントを押さえたうえで防ぐ必要があります。下記では、未回収を防ぐポイントを3つ解説します。

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契約締結の際に公正証書を作成しておく

取引先との契約を結ぶ際に、公正証書を作成しておくと安心です。公正証書は法的な文書であり、公証人が同席している場で関係者間で合意した内容を基に作成されます。公証人法によって厳格に規定され、法的な効力を持ちます。なお、公証人は法務大臣によって任命された経験豊富な公務員です。

例えば、「△△株式会社は、代金の支払いが6ヶ月間滞った場合、直ちに強制執行に従うことに同意した」という内容を公正証書に記載すれば、支払い遅延時に直ちに強制執行手続きができます。重要な契約や金額の大きい契約を行う際には、公正証書の作成を検討しましょう。

与信管理を徹底的に行う

与信管理は、掛け取引に伴うリスクを最小限に抑えるための手法です。新しい取引先と契約を結ぶ前に会社の将来の経営状況を評価し、掛け取引の安全性を判断します。また、既存の取引先についても、情報収集を継続して取引の信用限度額を設定します。

与信管理を行うことで経営状況が悪化し支払いが滞る可能性がある取引先に対して、掛け取引を中止して現金取引に切り替えるなどの対策が可能です。与信管理は自社で行うこともありますが、決算書などの経営情報の解釈に不安がある場合は外部の専門会社に依頼しましょう。

所有権留保を行う

売買契約を締結する際に、「商品の所有権は代金が全額振り込まれた時点で移転する」という条項を明記することで、売掛金の支払いがなされなかった場合に備えた有効な措置となります。このような契約条件を所有権留保と呼び、取引先が破産した場合でも自社が納入した商品の所有権を破産管財人の承認の元に取り戻すことが可能です。

一般的に商品を取引先に販売するとその商品の所有権も移転すると考えられがちですが、所有権留保を行うことで代金が完済されるまで商品の所有権は自社に残ると主張できます。このため、破産した取引先の他の債権者が自社が納入した商品を担保に取り立てようとしても、所有権留保を行っていれば商品が差し押さえられることはありません。

売掛金の回収が遅れたら適切に対処しよう

売掛金の回収が遅れると、資金繰りの悪化や利益減少などにつながる可能性が高いです。そのため、売掛金の回収遅れが生じたら早急に対処する必要があります。協議を行う合意を得るために、取引先と話し合いましょう。

合意を得られない場合は、支払い催告を行います。その後、内容証明郵便を利用して催促を行い、最終的には商品の出荷・取引を停止します。一度資金繰りが悪化すると、立ち直すのは困難です。そのため、取引を始める前に与信管理を行うなど、予防することも重要となります。

最後の手段！売掛金が回収不能になったら何をすべき？予防方法や対処方法は？