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報酬が未払い・未入金だった時の督促メールの書き方

頑張って働いたのに、取引先(クライアント)から代金が支払われていなかったら困ってしまいますよね。起業をすると未入金トラブルになることは必ずと言っていいほど起こる出来事です。では、入金がされていないときにはどうすればよいのでしょうか?

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督促・催促メールを書く前に

まずは自分のミスを確認する

取引先から入金がされていないと思っても、即日にすぐに督促メールを送るのはNG
「もしかして」を意識して自分にミスがないかチェックをしてきましょう。

  • 入金予定日を勘違いしている(自分or相手が)
  • すでに入金予定日の前に入金されている
  • 別の口座や名義で入金されている
  • 源泉徴収などで自分の思っていた金額と違っている
  • 請求書を発行していなかった・形式が違った
  • 取引先からの修正依頼メールを見落として放置していた  

など

取引先側にもうっかりミスはある

いくらシステム化しても人為的・システムエラーは起きてしまいます。取引先も悪意がなくミスをしてしまうことがありえます

  • 担当者が請求書の処理を忘れた
  • 支払条件や支払月を勘違いしていた
  • 経理担当や委託している税理士の振込処理に漏れがあった
  • 社内決裁など内部でのトラブルがあった

など

少し待ってみる

入金予定日の朝に入金されるとは限りません。取引先側が営業時間ギリギリに振込処理を完了することもありえます。取引先が営業時間を過ぎていた事に気づかず、翌日扱いになってしまっていることもありえるでしょう。
入金予定日の翌日までは慌てずに待つのも大切です

「即日に連絡をしてしまって、結局自分の勘違いだった」→このパターンが一番最悪です。
取引先としては誠実に対応していたのに急に疑念を持たれたことを強く不快に思うことでしょう。
取引先との関係性にもよりますが、一発で取引がなくなる…ということもあります。(私は実際に取引停止になったことがありました)

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督促・催促メールの書き方

書き方のキホン

入金がされていないことに腹を立てて攻撃的なメールを送るのは厳禁です。自分側のミスかもしれませんし、取引先側のミスであっても良識やマナーに疑問が持たれてしまいます。逆にスマートなメールであれば相手の信頼をより深めるチャンスにもなります

  • 督促メールを書くときの注意点を確認しましょう。
  • 原因確認を一緒にする姿勢で書く
  • 状況をわかりやすくする(必要なら自分側で確認点を記載)
  • 相手側を責めたり追及したりしない
  • 自分の都合を押し付けない

NG例

件名:支払いの件
〇〇様

お世話になっております。
乙栄太郎です。

本日入金予定の◯月分代金が入金されていません。
請求書はすでにお送りしています。
各種支払があるので今日の夕方までに入金をお願い致します。
どうぞよろしくお願いします。

OK例

件名:◯◯案件 お支払い分の確認について(乙栄太郎)
株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。
乙栄太郎です。

〇〇案件のお支払いの件でご連絡いたしました。
◯月◯日のメールにて完了のお知らせを受けましたので、
◯月◯日に御請求書を送付しております。

先日の打合ではお支払日は◯月◯日までとのことでございましたが
本日(◯月◯日)時点でまだ入金の確認ができておりません。

何かしらの手違いということもあるとは存じますが、
上記についてご確認頂けますでしょうか。

なお、このメールとご入金が入れ違いになりましたら
何卒ご容赦ください。

お手数おかけしますが何卒宜しくお願い致します。

────────────────
WEBライター 乙栄太郎
〒△△△-△△△△
△△△△△△△△△△△△△
携帯:080〜
Email:✕✕✕✕@✕✕✕✕.co.jp
URL:https://——-.co.jp/
────────────────

どうしても支払ってくれない場合

メールを送ったけれど返事が来ない、電話も出てくれない…このような事態に陥ってしまった場合は、改めて請求書を「書面で」送ってみましょう。この時、入金期限をきちんと明記することも大切です。


それでも入金が無い場合には、「内容証明郵便」でもう一度送付します。
内容証明郵便とは差し出した文章の内容と、誰が誰に出したか、ということを証明してくれる制度です。
法的な効力があるわけではありませんが、取引先にとってはプレッシャーがかかりますので支払いに応じる可能性が高くなります。

このような方法を取っても連絡がつかない、支払いがされない場合にはフリーランス110番や地方自治体で行っている無料法律相談 に連絡してみるのが良いでしょう。

一番やってはいけないことは、泣き寝入りです。
必ず解決できることなので、どうしたら良いかわからない時は絶対に上記の相談窓口に連絡しましょう。

請求書ファクタリングで現金化する

どうしても入金がないとローンの支払いが間に合わない!!という方は請求書ファクタリングで請求書を買い取ってもらうという最終手段があります。

だいたい買取相場は10%〜14%の手数料が発生してしまいますが、最短10分で現金化できます。諸々条件はありますが、キャッシングなどで補填するよりは安価で急な出費に対応できます。

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まとめ

督促メールを送るときには自分側にミスが無いかをチェックしましょう。取引先側に問題があったとしても責めるような文章ではなく、状況を説明してから確認して貰うのがマナーでもあります。取引先の確認をスムーズにするために、自分の銀行口座情報、提出した請求書データなどを合わせて記載・添付するのもよいでしょう。

督促メールは丁寧に対応すれば取引先との関係を強化するチャンスにもなります。悪意を持った取引先による未払いということもありえますが、感情的になりすぎず段階的な手順を踏んで対処しましょう。

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この記事を書いた人

まるりん

フリーランスワーカー.jpの創設者 株式会社乙栄商会 代表取締役 乙丸英広。パソコン1台、資産50万円を元手に2013年10月 足立区の実家で起業。

株式会社乙栄商会は、10期目突入。設立から400社以上の企業から6,500件以上の新規取引を創出。(※1)最近では上場企業のwebメディアの編集業務や小室哲哉さんの楽曲アーカイブを請け負う。

2021年 経済産業省から補助金の採択をされる。
2023年 協力会社のご縁があり、資金調達成功。
現在は自社webメディアのフリーランスメディア.jpを育てている。

(※1=2013年〜2023年9月現在)